Herausforderung: Fortbildungen und Seminare organisieren

Der Job als Mitarbeiter der Personalabteilung ist nicht immer leicht – Gerade wenn es darum geht, die Wünsche der Geschäftsleitung umzusetzen. Immer häufiger geht es dabei um die Absicht, Teile der Belegschaft auf Fortbildungen, Weiterbildungen oder in Seminare zu schicken, was je nach Vorgaben eine echte Herausforderung sein kann. Vor allem, wenn diese selbst organisiert werden sollen, ist guter Rat teuer und selbst kleine Fehler können bei einer größeren Anzahl zu schulender Mitarbeiter schnell kostspielig werden. Verständlich, dass selbst erfahrene Personalabteilungsleiter sich bei den heutigen Zeiten der wachsenden Bedeutung dieser Schulungen vorab genau informieren möchten. Doch was ist eigentlich dabei zu berücksichtigen? Welche Arten kommen für die jeweilige Situation am besten in Frage? Und wie kann der Betrieb flüssig weiterlaufen, auch wenn alle Mitarbeiter des Unternehmens fortgebildet werden sollen?

Fortbildungsarten

Zunächst sollten die grundlegenden Arten der Fortbildung bekannt sein. Obwohl die Begriffe Fort- und Weiterbildung umgangssprachlich oft synonym verwendet werden, gibt es erhebliche Unterschiede per Definition: Bei einer Weiterbildung wird prinzipiell das Lernen fortgesetzt, welches eine vorangehende Vorbildung erweitert. Typische Beispiele hierfür sind Kurse, bei denen beispielsweise Sprachkenntnisse erweitert werden. Üblicherweise betreffen die Kurse die allgemeine Bildung, die Qualifizierung für oder in einem vollkommen neuen Berufsbild, aber auch die Verbesserung des höchsten Bildungsabschlusses gehört dazu. In aller Regel erhalten die Absolventen im Anschluss eine wertungslose Teilnahme-Urkunde oder ein bewertetes Zertifikat. Der Staat fördert solche Vorhaben übrigens häufig, wie dieser Zeitungsartikel über Bildungsprämien zeigt.

Fortbildungen sind hingegen klarer unterteilt, was ihre jeweiligen Klassifizierungen anbelangt. Im Vordergrund stehen die Spezialisierung sowie der höhere Verdienst. Die Anpassungsfortbildung soll den Lernenden an den aktuellen Wissensstand und an technische Neuerungen angleichen.
Erweiterungsfortbildungen haben hingegen – entsprechend dem Namen – den Zweck, zusätzliche Bereiche oder neues Wissen zu ergänzen. Die Erhaltungsfortbildung frischt altes Wissen wiederum nur auf, um bereits Erlerntes noch einmal ins Gedächtnis zu rufen und die Lerninhalte von Aufstiegsfortbildungen sind oftmals Voraussetzung für die Beförderung in eine verantwortungsvollere Position im Unternehmen, weshalb hier meist – jedoch nicht zwangsläufig – eine abschließende Prüfung folgt. Laut einer Statistik des Statistischen Bundesamtes aus dem Jahr 2013 gibt es besonders in großen Unternehmen ein hohes Interesse der Geschäftsleitung an Fortbildungsangeboten, doch dabei nur eine Teilnahmequote von durchschnittlich 47 Prozent. Die bedarfsorientierte Wahl und Praxisnähe der Lernfelder ist also von enormer Bedeutung für den Erfolg der Maßnahme.

Das Seminar oder auch der Workshop sind von ihrer Gestaltung her die interaktivsten aller Schulungsarten. Grundsätzlich finden sie in Gruppen statt, die auf den Erwerb oder die Vertiefung hauptsächlich erfahrungs- bzw. handlungsorientierter Lerninhalte ausgerichtet sind. Von ihrer Klassifizierung sind sie eher den Fortbildungen zuzuordnen, sofern es sich dabei hauptsächlich
um berufsspezifische Themen handelt. Gerade bei der Klärung der steuerlichen Hintergründe und
Fragen, welche die staatliche Förderung der Kosten belangen, ist es daher sinnvoll, sich vorher
darüber zu informieren. Oftmals wird von den Mitarbeitern diese Art der Fortbildung am meisten
geschätzt, da sie am ehesten in direkter Relation zur tatsächlichen Praxis steht.

Ort der Veranstaltung und Vorbereitungen

Je nachdem, wie viele Mitarbeiter geschult werden sollen, ist die Location der Lehrveranstaltung ein
durchaus wichtiger Aspekt: Während einzelne Mitarbeiter in der Regel problemlos für einige Tage
auf einen auswärtigen Lehrgang geschickt werden können, ist dies finanziell und organisatorisch nur
schwer möglich, wenn die gesamte Belegschaft unterwiesen werden soll. Stattdessen kann je nach
Umfang der Veranstaltung und abhängig von den zur Verfügung stehenden Ressourcen entweder das
Buchen einer Konferenz-Location – also beispielsweise naheliegende Hotels, Bildungseinrichtungen
oder infrastrukturelle Lösungen wie Stadthallen – oder das Austragen der Fortbildung an einem
Unternehmensstandort in Frage kommen. Manche Hotels bieten sogar spezielle Services dafür
an, bei denen die Bewirtung, die Bereitstellung des notwendigen Mobiliars und der technischen
Einrichtungen im Angebot enthalten sein können.

Wird der Lehrgang stattdessen innerhalb des Firmengeländes organisiert, sind einige
Vorbereitungen notwendig: Allem voran muss natürlich dafür Sorge getragen werden, dass die
Lehrperson für die Veranstaltung ins Haus kommt – Viele Seminarleiter bieten dies gleich von sich
aus an und arbeiten dementsprechend ortsungebunden. Die Räumlichkeiten sollten mit ausreichend
vielen Sitzgelegenheiten und je nach Charakter der Veranstaltung genügend Freiraum oder aber
genügend Tische bieten. Ob Beamer, Leinwand, Sound- und EDV-Systeme benötigt werden, ist am
besten frühzeitig im Vorfeld zu klären und gegebenenfalls kurz vor Beginn noch einmal auf ihre
Funktionalität zu prüfen.

Auch wenn es sich um verhältnismäßig kleine Lerngruppen handelt, ist es sinnvoll, die Termine
langfristig zu planen, um die Urlaubsplanung und eventuelle Unternehmensveranstaltungen nicht
zu behindern sowie die Mitarbeitereinsatzplanung durchdacht umsetzen zu können. Gerade wenn
es darum geht, die gesamte Belegschaft zu unterweisen, ist es wichtig, dass dies entweder auf
einen Zeitpunkt außerhalb der regulären Geschäftszeiten oder aber mehrere Etappen gelegt wird.
In letzterem Fall gilt es, die Gruppen so einzuteilen, dass der übliche Geschäftsbetrieb weiterlaufen
kann, jedoch gleichzeitig so viele Mitarbeiter wie möglich zu entbehren, um die Kosten für die höhere
Anzahl an Veranstaltungen zu senken. Handelt es sich um eine ganztägige Veranstaltung, wird –
natürlich nur, wenn keine Kantine oder ein Kasino vorhanden ist – ein Catering-Service benötigt.

Die Nachhaltigkeit verbessern und weitere Tipps

Oftmals wird den Fortbildungen vorgeworfen, dass die Lernerfolge nicht von Dauer seien und
ins Leere laufen würden. Einer der Hauptgründe sei die mangelnde Bereitschaft der Mitarbeiter,
weshalb es zählt, diese auch von der Sinnhaftigkeit der Lerninhalte zu überzeugen und für diese
zu motivieren. Daher gilt es auch, den genauen Bedarf der einzelnen Mitarbeiter und -gruppen zu
ermitteln sowie ihnen den Stoff auf eine interessante Art und Weise zu vermitteln. So banal dies
auch klingen mag: Mitarbeiter, die während dem Lernen mitschreiben, behalten sich die Inhalte sehr
viel besser – Das Bereitstellen von Blöcken und Stiften ist in diesem Sinne eine günstige Methode, um
die Nachhaltigkeit zu erhöhen. Ebenso sind ausreichende Pausen, eine praxisnahe Kursorientierung
und spätere Wiederholungen notwendig, um ein Umfeld zu erschaffen, in dem sich die gewünschten
neuen Gewohnheiten der Belegschaft ändern und entfalten können.
Doch auch die Personalabteilungsmitarbeiter sollten bei dem Thema Fortbildungen nicht außen vor gelassen werden. Gerade in der heutigen Zeit, in der das Human Ressource Management immer essentieller für den Erfolg von Unternehmen ist und Personaler eine zunehmend wichtigere Rolle bei der Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter spielen, haben entsprechende Bildungsmöglichkeiten wie Fernlehrgänge oder entsprechende Fachliteratur eine hohe Relevanz. Welche Möglichkeiten an Fachliteratur es hierzu gibt, lässt sich beispielsweise erfahren, wenn man sich zu den Informationen auf christiani.de klickt. Speziell hinsichtlich des Stichworts „Lebenslanges Lernen“ und des komplexen Gebiets der Pädagogik sollte dabei die eigene berufliche Weiterentwicklung keineswegs vernachlässigt werden.

 

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