Gestaltungsgrundlagen und Prozessoptimierung von Arbeitszeugnissen

Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hat jeder Beschäftigte das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Ein einfaches Zeugnis belegt nur die Art und Dauer der Beschäftigung. Zum weiteren Fortkommen des Beschäftigten ist ein qualifiziertes Zeugnis erforderlich, das eine fachliche Beurteilung einschließt. Neben dem Personalmanagement sind Vorgesetzte und oft sogar die Unternehmensleitung an der Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses beteiligt. Ist das nur eine lästige Pflicht, die wichtige Kapazitäten unnütz bindet? Nicht unbedingt. Hochwertige Arbeitszeugnisse sind eine Visitenkarte eines Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt.

Gesetzliche Grundlagen und ihre Umsetzung
Laut § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs und §109 der Gewerbeordnung haben Arbeitgeber bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses die Pflicht, ein Zeugnis zu erteilen. Ein Mitarbeiter muss sich nicht mit einem einfachen Zeugnis zufriedengeben. Spätestens auf Verlangen ist ein qualifiziertes Zeugnis zu erstellen. Gibt es keine Gründe für eine frühere Verjährung, besteht der Rechtsanspruch drei Jahre nach Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses. Es empfiehlt sich, diese Pflicht möglichst zeitnah zu erfüllen. Bei Säumigkeit können scheidende Arbeitnehmer eine Frist setzen und die Erteilung rechtlich durchsetzen.
Arbeitszeugnisse müssen scheidenden Mitarbeitern in schriftlicher Form ausgehändigt werden. Inhaltlich sind Angaben zur Dauer und Art der Beschäftigung sowie zum Verhalten des Mitarbeiters aufzunehmen. Es kommt darauf an, Aussagen hinreichend explizit zu machen. Ob positiv oder negativ, suggestive Formulierungen sind nicht erlaubt. Bewertungen sind auf konkrete Aufgabenstellungen und nachweislich erbrachte Leistungen zu beziehen. In einem sachlichen Stil geschrieben sollte das Arbeitszeugnis eine emotional bewegende Rhetorik vermeiden.
Einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbau gibt es nicht. Damit ein Zeugnis möglichst aussagekräftig ist, sollte es mit den Stammdaten des Mitarbeiters beginnen, gefolgt von einer Beschreibung seiner Aufgaben. Ein dritter Abschnitt sollte eine Bewertung der Arbeitsleistung einschließlich des Sozialverhaltens enthalten. Im vierten und fünften Abschnitt sind der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Zukunftswünsche für den Beschäftigten anzuführen:

• Stammdaten
• Aufgaben
• Bewertung der Arbeitsleistung
• Grund für die Beendigung
• Zukunftswünsche

Optimierung des Arbeitsprozesses
Ob für scheidende Mitarbeiter oder für Auszubildende am Ende ihrer Ausbildungszeit, Arbeitszeugnisse sind wichtig für den Ruf eines Unternehmens in der Branche und auf dem Arbeitsmarkt. Hochwertige Zeugnisse mit ausgewogenen und zutreffenden Beurteilungen sind Arbeitsvermittlern und HR-Abteilungen anderer Unternehmen eine große Hilfe, die nicht unbemerkt bleibt. Die Erfassung von Stammdaten und die Beschreibung des Verantwortungsbereichs lassen sich aus intern verfügbaren digitalen Quellen erzeugen. Gründe für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses und Wünsche für die Zukunft können auf standardisierten Textbausteinen basieren. Diese relativ umfangreichen Teile am Anfang und am Ende eines Arbeitszeugnisses lassen sich ohne großen Aufwand erstellen. Am aufwendigsten ist die sachliche Bewertung der Arbeitsleistung in der Mitte des Zeugnisses. Es bedarf eines guten Überblicks über die zugewiesenen Aufgaben und deren Schwierigkeitsgrad. Außerdem sind geeignete Nachweise über erbrachte Leistungen sowie signifikante Informationen zum Sozialverhalten zu sammeln. Auch gewichtende Informationen, wie Arbeitsbelastung und Stress-Bewältigung des Arbeitnehmers sind einzubeziehen. Es empfiehlt sich, alle relevanten Informationen schon während des Arbeitsverhältnisses zu sammeln und zu systematisieren.
Es gibt drei Normen, die jedes Arbeitszeugnis erfüllen sollte:

• Rechtssicherheit
• Angemessenheit
• Transparenz

Ohne einen effektiv organisierten Arbeitsprozess ist es, wenn überhaupt, nur nach aufwendigen Recherchen und längeren Diskussionen möglich, derart anspruchsvolle Normen zu erfüllen. Deshalb empfiehlt sich die Anwendung ein Zeugnis-Management-Tools. Im Haufe-Zeugnis-Manager lässt sich für jede Zeugnisart ein passendes Zeugnis anlegen. Über eine ERP-Schnittstelle werden die Stammdaten des Mitarbeiters importiert. Vorgesetzte lassen sich in den Workflow einbinden, was die Abgabe der Bewertung beschleunigt und deren Qualität verbessert. Das Tool erzeugt aus den Eingaben ein juristisch und fachlich belastbares Arbeitszeugnis. Ein Zeugnis-Manager ist ein Hilfsmittel, das die Erstellung von Arbeitszeugnissen viel effektiver macht. Aber Vorsicht ist geboten: Es ersetzt nicht die Beurteilung des Mitarbeiters. Diese sollte immer Sache des verantwortlichen Vorgesetzten bleiben. Jede Beurteilung ist nur so gerecht wie die urteilenden Richter. Dank des Zeugnis-Managers können die Verantwortlichen sich auf das Wesentliche konzentrieren. Sind die erfassten Daten nicht einseitig? Inwiefern war der Beurteilte besonderen Belastungen ausgesetzt? Richtig eingesetzt führt der Zeugnis-Manager schneller zu formal besseren und inhaltlich gerechteren Arbeitszeugnissen.