Gelungener Offboarding-Prozess

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, bringt das einige Herausforderungen und neue Aufgaben mit sich. Was allerdings besonders wichtig ist und was Sie zu keinem Zeitpunkt vergessen sollten: Bewahren Sie stets die Professionalität und gehen Sie strukturiert an die Aufgaben des Offboarding-Prozesses heran.

Damit Sie ein gelungenes Offboarding durchführen können, nutzen Sie am besten eine Checkliste*. Somit bereiten Sie dem Mitarbeiter einen reibungslosen Austritt aus dem Unternehmen und können automatisch die Nachbesetzung der Stelle besser planen.

Es gibt insgesamt drei Möglichkeiten aus einem Unternehmen auszuscheiden, die unterschiedlich gehandhabt werden müssen.

1. Kündigung des Mitarbeiters: Der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch.
2. Kündigung von Unternehmen: Der Arbeitgeber löst das Angestelltenverhältnis auf und kündigt den Mitarbeiter.
3. Pensionierung: Der Mitarbeiter hat ein bestimmtes Alter erreicht und  beendet seine berufliche Laufbahn, um in Rente zu gehen.

Dabei durchlaufen Sie die nachfolgenden 5 Punkte im Offboarding-Prozess:

1. Austrittsgespräch führen
2. Referenzen vorbereiten
3. Übergangslösung und Neubesetzung finden
4. Rückgabe der Arbeitsmittel und persönliche Daten löschen
5. Mitarbeiter offiziell verabschieden

Austrittsgespräch führen

1. Beweggründe des Austritts

Ein Mitarbeiter verlässt seinen Arbeitsplatz immer aus einem bestimmten Grund. Hinterfragen Sie die Ursache in einem Austrittsgespräch mit Ihrem Mitarbeiter. Erfahren Sie so, ob es sich um veränderten Lebensumstände wie beispielsweise einen Umzug handelt. Andere Ursachen können als konstruktive Kritik gesehen werden, um in Zukunft auf diese Aspekte einzugehen und zu verändern. An dieser Stelle können Sie das ehrlichste Feedback zum Unternehmen erwarten. Dadurch können Sie für sich Rückschlüsse ziehen. Achten Sie zu jedem Zeitpunkt auf einen professionellen Gesprächsstil.

Sollten Sie einen Mitarbeiter kündigen, bedarf es einer Erklärung der Entscheidungsgründe für den Mitarbeiter.

Bei der Pensionierung ist der Grund für das Verlassen des Unternehmens klar.

2. Übergangsphase bis zum Unternehmensaustritt

Zwischen Kündigung und Unternehmensaustritt können entweder zwei Wochen (in der Probezeit) oder einige Monate (bei längerer Betriebszugehörigkeit) liegen. Wichtig ist, dass Sie mit dem Mitarbeiter schnell klären, ob er einen Kollegen oder seinen Nachfolger persönlich einarbeiten könnte. Sollte das nicht möglich sein, bitten Sie ihn eine Übergabe zu schreiben.

Bei einem Mitarbeiter, der in Rente geht, wissen Sie meistens bereits viel früher, wann das geschehen wird.

3. Offene Forderungen

Das Auflösen des Arbeitsverhältnisses hat auch zur Folge, dass aufgebaute Überstunden, ausstehende Bonuszahlungen oder zustehender Resturlaub nun fällig werden.

4. Kommunikation des Unternehmensauftritts

Viele Angestellte würden ihren Arbeitskollegen ab dem Kündigungszeitpunkt gerne offen kommunizieren, dass sie das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt verlassen werden. Es gibt aber auch Mitarbeiter, die das erst kurz vor dem Verlassen des Unternehmen möchten. Deswegen sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter klären, wer die Kommunikation des Austritts übernimmt und wann das geschehen soll.

Referenzen vorbereiten

Das Arbeitszeugnis unterstützt bei der zukünftigen Jobsuche als Referenz und gibt potenziellen Arbeitgebern Informationen über die Erfahrungen, Fachkenntnisse, Ergebnisse und Soft Skills Ihres ehemaligen Mitarbeiters.

1. Arbeitszeugnis ausstellen

Das Erstellen des Arbeitszeugnisses sollte zeitnah oder innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen. Sind keine Ausschlussfristen festgelegt, so hat der ehemalige Mitarbeiter auch nach Jahren noch Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Bei einer Kündigung eines Angestellten kann ein Arbeitszeugnis angefertigt werden, bevor dem Mitarbeiter diese überhaupt ausgehändigt wird.

Auch wenn Ihr Angestellter in Rente geht, verabschieden Sie sich von ihm mit einem Arbeitszeugnis.

2. Zeugnis wohlwollend verfassen

Das Arbeitszeugnis sollte wohlwollend ausfallen, um der Person die zukünftige berufliche Laufbahn nicht ungerechtfertigt zu erschweren. Negative Zeugnisse dürfen nur erstellt werden, wenn sich die negativen Aspekte auf die komplette Dauer der Anstellung beziehen.

3. Als Referenz anbieten (optional)

Sie können sich als Referenz im Lebenslauf der Mitarbeiter auflisten lassen. In diesem Fall können spätere potenzielle Arbeitgeber auf Sie zukommen und Ihnen Fragen zu Ihren ehemaligen Mitarbeitern stellen. Wenn Sie einem Mitarbeiter für seine Leistung in Ihrem Unternehmen danken möchten, ist dies eine gute Möglichkeit.

Übergangslösung und Neubesetzung finden

Mit dem Beginn des Rekrutierungsprozess sollten Sie nicht allzu lange warten, um die offene Stelle schnellstmöglich und mit einer hoch qualifizierten Person zu besetzen.  

1. Einarbeitung der Vertretung / Übergangslösung

Wenn Sie einen Kollegen als Vertretung gefunden haben, können Sie dieses als Übergangslösung einsetzen. Die wichtigsten Aufgaben sollten weiterhin erledigt werden bis ein Nachfolger diese langfristig übernehmen kann.

2. Start der Rekrutierung

Wenn sich in Ihrem Unternehmen keine Person befindet, die die bisherigen Aufgaben des ausscheidenden Mitarbeiters langfristig übernehmen kann, sollten sie sofort mit der Rekrutierung beginnen. Die Ausschreibung der Position auf der Karriereseite Ihrer Webseite und auf Stellenportalen sollte direkt eingestellt werden.

Im Idealfall kann der ausscheidende Mitarbeiter bei der Beschreibung der Stelle helfen, denn niemand weiß besser, wie die Stelle genau aussieht. Dieser Schritt des Offboardings ist gleichzeitig einer der ersten Schritte eines Onboarding-Prozesses.

Rückgabe der Arbeitsmittel und persönliche Daten löschen

Bevor der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollten Sie sichergehen, dass Sie Ihr ausgehändigtes Unternehmensinventar zurückerhalten. Auch Zugriffe, Zugänge, Email-Adressen und dergleichen sollten entzogen, abgemeldet, umgeleitet oder weitergegeben werden:

• Stellen Sie sicher, dass der ausscheidende Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf personenbezogene Daten, Programme oder Dokumente hat
• Prüfen Sie, ob Sie alle Schlüssel für Büroräume oder ähnliches wieder erhalten haben, bevor der Angestellte das Unternehmen verlässt
• Inventar (Handy, Rechner, Laptop, Tastatur, Maus …) ist beim Austritt abzugeben und auf Funktionalität zu prüfen
• Die Email Adresse sollte im Idealfall umgestellt werden, sodass die Vertretung oder der Nachfolger wichtige Mails des Vorgängers erhalten kann
• Wenn vorhanden, muss auch das Firmenauto vor dem Ausscheiden aus dem Unternehmen zurückgegeben und geprüft werden
• Gemäß DSGVO sind im Unternehmen persönliche Daten zu löschen, die nicht mehr benötigt werden. Gesetzlich geltende Aufbewahrungsrechte müssen allerdings berücksichtigt werden.

Mitarbeiter offiziell verabschieden

Um einen letzten positiven Eindruck zu vermitteln und etwas für das eigene Employer Branding zu tun, sollten Mitarbeiter offiziell verabschiedet werden. Dies kann sich auch positiv auf Bewertungsportale, wie kununu oder glassdoor auswirken.

Der Vorgesetzte sollte den letzten Tag nutzen, um den Mitarbeiter für den zukünftigen Berufsweg viel Erfolg zu wünschen und für die erbrachte Arbeit sowie Zusammenarbeit zu danken. Wertschätzung auszusprechen ist in diesem Zusammenhang sehr wichtig.

Eine persönliche Verabschiedung wirkt positiver. Ansonsten sollte der Vorgesetzte zum Abschied die Zeit finden, eine Abschieds-Mail aufzusetzen und an den Mitarbeiter zu schicken.

Wenn Sie diese Schritte des Offboarding in Ihrem Unternehmen zur Hilfe nehmen, werden Sie keine wichtigen Aufgaben mehr vergessen. Offboarding unterstützt den Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen, die Zusammenarbeit erfolgreich und stressfrei zu beenden. Des Weiteren sind Mitarbeiter, die keinen Offboarding Prozess durchlaufen haben eher dazu geneigt, Arbeitgeber negativ auf Portalen zu bewerten.

* Für alle Offboarding Checklisten setzen wir voraus, dass eine rechtskräftige Kündigung vorliegt und diese nicht hinterfragt werden muss.