Die Mitarbeiter auf einen Blick: Der digitale Personalakt als Instrument modernen HR-Managements

Personalakten existieren wohl bereits seit es Unternehmen mit Mitarbeitern gibt. In letzter Zeit vollzieht sich aber immer mehr der Wandel von alphabetisch geordneten Hängemappen in einem je nach Mitarbeiterzahl mehr oder weniger großen Aktenschrank zu einem modernen Instrument für Personalmanager. Aber was kann die digitale Akte, was der klassischen „Zettelwirtschaft“ verwehrt bleibt? Die Stichworte lauten Verfügbarkeit, Auffindbarkeit und Auswertbarkeit.

Die Informationen sind bei einem (idealerweise webbasierten) Personalmanagementsystem immer, von überall und gleichzeitig verfügbar. So können z.B. die Personalleiterin in der Zentrale und der Geschäftsführer einer ausländischen Niederlassung bei Ihrem Telefonat beide auf die aktuellen Daten zugreifen und Änderungen sofort einsehen. Zusätzlich ist auf Basis einer detaillierten Berechtigungsstruktur genau regelbar, wer was sehen und/oder bearbeiten darf. Aktuelle Berichte per Mausklick Wer hat nicht schon einmal verzweifelt ein Dokument gesucht und das Vorhaben nach einiger Zeit mit getrübter Stimmung vielleicht sogar erfolglos abbrechen müssen?

Der digitale Personalakt bietet hier zwei ganz konkrete Vorteile: Ordnung und Indizierung. Z.B. eine Suche nach allen Mitarbeitern, die im vergangenen Jahr eine Gehaltserhöhung bekommen haben, ist so problemfrei möglich. Zusätzlich können Sie das Ergebnis mit wenigen Klicks auch näher unter die Lupe nehmen und etwa die absolvierten Fortbildungen im entsprechenden Zeitraum begutachten. Wie schwierig genaue und aktuelle Berichte aus Papierakten zu erstellen sind, ist wohl leicht vorstellbar. Die Mitarbeiterinformationen mit einer intelligenten Software zu verwalten, bringt dabei enorme Vorteile.

Entwicklungshistorien, Krankenstandstatistiken oder Nachfolgesuche auf Basis der geforderten Qualifikationen lassen sich einfach und rasch durchführen. Darüberhinaus haben sie die Möglichkeit auf Dokumente wie etwa den Dienstvertrag oder die Schadensmeldung des Firmenwagens zuzugreifen. Die Informationen rund um die Mitarbeiter mit einer modernen Softwarelösung zu verwalten, ist also nicht nur ein Sprung auf den Zug der Zeit, sondern bietet messbare Vorteile bei der täglichen Arbeit in der Personalabteilung und im Management.

Ersterscheinung: wm - Magazin für Wirtschaft und Erfolg, Ausgabe Nr. 49, Jänner 2009