Der Weg in die unternehmerische Selbstständigkeit kostet Zeit - werde dir dessen ganz neu bewusst

Du planst deine Unabhängigkeit von Firmen und der Fremdbestimmung durch Chefs und Vorgesetzte? Du möchtest in Zukunft dein eigener Boss sein und nur Projekte in Angriff nehmen, die dich ausfüllen und adäquat fordern? Dann hast du dich sicher schon mit einigen Details über Unternehmensgründungen und Startkapital auseinandergesetzt.

In diesem Beitrag wollen wir deinen Blick allerdings auf eine andere, immaterielle Form des Kapitals lenken, mit der du dich intensiv beschäftigen solltest: Gemeint ist die dir zur Verfügung stehende Zeit. Schnell wird jener Punkt auf der Planungsliste vergessen oder gar ganz weggelassen, aber die effektive und effiziente Verwendung deiner Arbeitszeit ist vielleicht der kostengünstigste Faktor deines Businessplans, mit dem zugleich besten Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn man es so formulieren mag. Dennoch ist die ideale Nutzung deiner Arbeitszeit nicht einfach in einer Tabelle zu berechnen, und auch die Formel „je mehr Stunden ich pro Tag arbeite, desto mehr Gewinn erwirtschafte ich“ zu simpel, ja nicht einmal zielführend. Lass uns also die Zeit ganz neu in Augenschein nehmen, ihr neu vertrauen lernen und so den Umgang mit ihr meistern.

Werde dir deiner Zeit bewusst

Ganz gleich in welcher Branche oder welchem Tätigkeitsfeld du dich unternehmerisch selbstständig machen willst: Ein Gut ist für dich wie auch alle anderen stets begrenzt — die Zeit. Jeder Tag hat 24 Stunden, von denen du unabhängig von deinem Leistungswillen oder den persönlichen Lebensumständen nur einen mehr oder weniger kleinen Teil in die Arbeit deines Unternehmens investieren kannst. Um den Punkt in deiner Planung zur Unternehmensgründung präsenter zu machen, folgen hier einige Beispiele dafür. Begrenzende Faktoren können zum Beispiel familiäre Verpflichtungen sein. So müssen Kinder zu Schule oder Kita gebracht sowie abgeholt werden. Für das leibliche Wohl muss auch gesorgt werden, und so musst du Essen kochen oder allgemein zubereiten. Und auch wenn du nicht selbst kochst, musst du doch Aufwand für Auswahl, Bestellung, Bezahlung und Müllentsorgung, beziehungsweise Abwasch einplanen.

Andere Zeitfresser sind Social Media und allgemein die Ablenkungen des Internets, die gerne einmal vom Hundertsten ins Tausendste, aber letztlich zu nichts Produktivem führen. Auch der Haushalt muss mehr oder weniger aufwändig geführt werden, wobei Putzen, Reparaturen und der Winterdienst vor der Tür nur beispielhafte Verpflichtungen sind. Hinzu kommen die täglich oder in anderem Rhythmus wiederkehrenden, vereinnahmenden Kleinstaufgaben. Was ist damit gemeint? Es sind jene Tätigkeiten, die jeweils Aufmerksamkeit einfordern, binden, aber auch innerhalb weniger Minuten erledigt werden können. Beispiele hier sind das Bezahlen von Rechnungen, die Kündigung von Verträgen, Abos und dergleichen, die Antwort auf private und berufliche Post und E-Mails sowie (wenn Kinder im Haushalt sind) allerlei schulische Prozeduren: (Ab)bestellen von Schulspeisung, Anfragen von Lehrern, Elternabende und, und, und. Schlafen musst du im Übrigen auch noch für sieben oder mehr Stunden am Tag, klar. Du weißt selbst, was davon alles auf dich zutrifft und was sogar noch fehlt.

Ziel dieser Liste war es nur, dass du deine Aufmerksamkeit einmal konkret auf diese Tätigkeiten lenkst, sie erfasst und einordnest in dein täglich zur Verfügung stehendes Zeitkontingent. All dies sind Dinge, die per se nichts mit deinem neuen Unternehmen zu tun haben, aber dennoch Zeit und Aufmerksamkeit von dir einfordern. Ist also alles vergebens und du musst die Pläne deiner Selbstständigkeit von vornherein dem Scheitern preisgeben? Nein, keineswegs, denn wo ein Problem herrscht, ist die Lösung nicht weit, wenn, ja, wenn du die richtige Strategie anwendest.

Zeit erfassen, um mehr von ihr zu haben

Das Stichwort, auf das wir hinauskommen wollen, lautet moderne Zeiterfassung. Ganz gleich, wie deine berufliche und unternehmerische Zukunft aussieht, ob du deine Pläne zur Selbstständigkeit zunächst nur in Teilzeit oder bereits in Vollzeit verfolgst, ob du wegen der Eigenschaften deiner Branche nur saisonal arbeitest oder remote im Homeoffice: Stets ist es in deiner Verantwortung, die aufgewendete Arbeitszeit für die Projekte deines Unternehmens zu erfassen. Doch Moment, wenn du dein eigener Chef bist, bist du dann überhaupt jemandem Rechenschaft schuldig, wie lange du pro Tag arbeitest? Kurz gesagt: ja.

Denn du agierst nun als dein eigener Chef und in dieser Rolle musst du selbst evaluieren können, ob du deine Aufgaben effizient meisterst. Es geht hier natürlich nicht um die Angst vor einer Abmahnung oder Kündigung; vielmehr steht eine Steigerung der eigenen Produktivität im Vordergrund. Denn nur, wenn du eine datengestützte Übersicht besitzt, wann und wie viele Stunden pro Woche du welche Aufgaben abgearbeitet hast, kannst du etwaige Schwachstellen, Konzentrationsschwächen und mehr aufdecken. Auch versetzt du dich mit einer konsequent durchgeführten Zeiterfassung in die Lage, dein Pensum für Folgeprojekte besser einschätzen zu können. Wie viele neue Kunden sind für dich noch zu bewältigen, wo wiederholen sich Routineaufgaben so sehr, dass sich eine Automatisierung lohnt? Und spätestens, wenn du zusätzlich Mitarbeiter einstellst, wird eine moderne Zeiterfassung fast unabdingbar. Hier liegt auch ein Schlüsselwort: modern.

Heutige Systeme stellen durch ihre technische Vielseitigkeit einen soliden Rahmen zur Verfügung, dessen Inhalt individuell angepasst werden kann. Das hat den Vorteil, dass die Zeiterfassung das bleibt, was sie ist, nämlich eine Hilfe und ein Analysewerkzeug, ohne sich in den Vordergrund zu drängen und selbst zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. So gibt es für die Arbeitszeitregistrierung mittlerweile Systeme mit RFID-Transpondern oder einfach die Option der Anmeldung via Web-Anwendung — auch per Smartphone. Die Daten selbst können extern in die Cloud oder unternehmensintern auf einem Server gespeichert werden. Auch sind zeitgemäße Systeme imstande, Auffälligkeiten in den Daten herauszufiltern, Krankheitstage zu erfassen und modular auf den Tätigkeitsbereich konfiguriert zu werden. Doch wie kann eine effiziente Ausnutzung der eigentlichen Arbeitszeit nun gelingen?

Kleine Tipps der Zeitökonomie

Nachdem dir jetzt bewusst ist, welche Vorteile eine digitale Erfassung der Arbeitszeit hat, wollen wir abschließend noch ein paar Tipps an die Hand geben, wie die Zeit am effizientesten genutzt werden kann. Der Mensch lässt sich gerade in der heutigen medial und digital geprägten Zeit zu leicht ablenken. Lange, ununterbrochene Phasen der Konzentration müssen bei Erwachsenen manchmal ganz neu gelernt werden. Hierbei helfen Zeiterfassungssysteme ebenso, denn das bewusste „Einloggen“ in die Arbeitsphase des Tages kann zu einem Trigger werden, der der eigenen Psyche mitteilt, dass jetzt Konzentration wichtig ist. Damit einher könnte beispielsweise gehen, das Smartphone in den Flugmodus zu stellen, um nicht von Mitteilungen unterbrochen zu werden.

Apropos: Eben solche Ablenkungen sind der Grund, weshalb viele Aufgaben heute zu lange bearbeitet werden. Jede Mitteilung oder Social-Media-Nachricht verspricht dem Gehirn eine gerne gesehene Abwechslung, etwas Neues. Sich dann wieder in die aktuelle Aufgabe hineinzudenken, kostet wertvolle Zeit, die ohne das Abschweifen erst gar nicht hätte aufgewendet werden müssen. Schließlich sei als Tipp noch die Pomodoro-Technik zu nennen: Diese kann helfen, dass du dich an immer längere Phasen der Konzentration gewöhnst. Sie lässt sich verschieden umsetzen, aber im Grunde geht es darum, die Arbeitszeit in Phasen einzuteilen, die von kurzen, fest eingeplanten Pausen unterbrochen werden. Möglich sind zum Beispiel 20 Minuten Arbeit, gefolgt von 5 Minuten Pause, gefolgt von 20 Minuten Arbeit usw. So wird das Gehirn immer wieder, aber nur in festen Intervallen, in die Pause geleitet, während das Gros der Zeit effizient genutzt wird. Das war sie also, unsere kleine Zeitreise. Nutze die Zeit weise, dann ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Unternehmen bereits getan.