Datenschutz und Auskunftspflicht: Welche Fragen dürfen Arbeitgeber stellen?

Die Frage, ob Arbeitgeber den Covid-19-Impfstatus ihrer Beschäftigten abfragen dürfen, erhitzt aktuell die öffentlichen Gemüter. Unter den Bedingungen der Corona-Pandemie stehen sich erstmals das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung und die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers offensichtlich unvereinbar gegenüber. Eine allgemein verbindliche Lösung ist noch nicht gefunden. Die Kontroverse wirft jedoch gleichzeitig ein Schlaglicht auf die grundsätzliche Frage, welche Daten Arbeitgeber von Mitarbeitern oder auch Bewerbern überhaupt erheben dürfen und welche Auskunftspflichten (angehende) Arbeitnehmer haben. Die wichtigsten Antworten lesen Sie in diesem Beitrag.

Jeder Unternehmer muss sich an den Beschäftigtendatenschutz halten

Seit Inkrafttreten der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gelten deren Vorgaben ausnahmslos für alle Betriebe. Der im entsprechenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) enthaltene Arbeitnehmer- oder Beschäftigtendatenschutz schreibt ausdrücklich vor, dass Arbeitgeber nur diejenigen, personenbezogenen Daten von ihren Arbeitnehmern erheben und verwerten dürfen, die für die "Aufnahme oder Durchführung sowie für die Beendigung eines konkreten Beschäftigungsverhältnisses" zwingend erforderlich sind. Das heißt im Klartext:

• Name, Geburtsdatum und Anschrift,
• Staatsangehörigkeit,
• Krankenversicherungs- und Sozialversicherungsnummer,
• Steueridentifikationsnummer,
• Kontoverbindung,
• beruflicher Werdegang und Zeugnisse.

Für die Erhebung dieser Daten, ihre Verarbeitung und Nutzung reicht die Rechtvorschrift völlig aus, eine besondere Einwilligungsvereinbarung des Arbeitnehmers ist nicht nötig. Es kann jedoch nicht schaden, eine explizite Datenschutzerklärung in den Arbeitsvertrag zu integrieren und unterschreiben zu lassen.

Der Datenschutz greift bereits im Bewerbungsverfahren

Das Bundesdatenschutzgesetz verlangt, Bewerber auf eine ausgeschriebene Stelle bereits als Beschäftigte anzusehen. Das meint: Ihre Daten sind durch die Buchstaben des Gesetzes gleichwertig geschützt. Als Arbeitgeber dürfen Sie Kandidaten daher nur nach personenbezogenen Sachverhalten fragen, die unmittelbar für die Besetzung der Position relevant sind. In der Praxis also nach Qualifikationen, beruflichen Stationen, Zeugnissen, Sprachkenntnissen und ähnlichem. Lehnen Sie den Bewerber ab, müssen Sie seine Akten spätestens nach einem halben Jahr löschen. Einzige Ausnahme: Der Bewerber stimmt der Aufbewahrung in einem Bewerber-Pool für spätere Vakanzen zu.

Fragen nach dem Gesundheitszustand und Vorstrafen sind (fast) immer tabu

In aller Regel sind alle Fragen zum Gesundheitszustand, zu Vorerkrankungen, Behinderungen und auch zu etwaigen Vorstrafen im Bewerbungsgespräch unzulässig. Ausnahmen sind nur dann erlaubt, wenn diese Punkte eine elementare Rolle bei der zu besetzenden Stelle spielen. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn die Position schwere körperliche Arbeit erfordert. Ebenso wenn es sich um finanzielle Tätigkeiten handelt. Wenn also ein Buchhalter oder Kassierer eingestellt werden soll, von dem Sie wissen möchten, ob er eventuell einen negativen Schufa-Score hat, kann dies argumentativ vertreten werden. Auch bei einem LKW-Fahrer ist die Frage erlaubt, ob er wegen Verkehrsdelikten vorbestraft ist.

Bei unzulässigen Fragen des Arbeitgebers gibt es ein "Recht auf Lüge"

Was viele Arbeitgeber sicher nicht wissen, ist die Tatsache, dass Bewerber und auch Mitarbeiter bei unzulässigen Fragen des Arbeitgebers ein inzwischen von fast allen Gerichten anerkanntes Recht auf Lüge haben. Rein juristisch drohen ihnen keine Konsequenzen, wenn sie "ungebührliche" Fragen falsch beantworten. Das gilt auch, und zwar in jedem Fall, wenn Sie als Arbeitgeber eine weibliche Bewerberin danach fragen, ob sie schwanger sei. Die Frage verstößt nicht nur gegen Datenschutzrichtlinien, sondern auch gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) urteilt seit 2003 einheitlich und erlaubt diese Frage grundsätzlich nicht. Stellen Sie sie trotzdem, kann die Bewerberin die in Wahrheit gegebene Schwangerschaft verheimlichen, ohne dass sie daraus Nachteile erleidet.

Zusätzliche Daten: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter immer um Erlaubnis

Wenn Sie als Arbeitgeber zusätzliche Mitarbeiterdaten erheben oder für einen anderen als den ursprünglichen Zweck nutzen möchten, sollten Sie Ihre Mitarbeiter grundsätzlich zuvor um ihre (schriftliche) Einwilligung bitten. Das gilt selbst für so simple Dinge wie die Erstellung einer Geburtstagsliste oder die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos auf der Website des Unternehmens. Die Strafen für Verstöße gegen die Datenschutzrichtlinien sind in den letzten Jahren rasant gestiegen. Auch wenn Bußgelder in der Klasse von 20 Millionen Euro vermutlich eher die Ausnahme bleiben - ein vernünftiger Respekt und Schutz der sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter kostet nichts und fördert zudem ein angenehmes Betriebsklima.