Datenschutz im Personalmanagement 2013

Management Summary

Die Zusammenfassung der Studie „Datenschutz 2013“ präsentiert die Ergebnisse einer repräsentativen Befragung unter 1.000 Arbeitnehmern und 339 Arbeitgebern in Österreich.
Die Befragung wurde im Februar und März 2013 durchgeführt und widmet sich dem Thema Datenschutz im Personalmanagement. Arbeitnehmer und Arbeitgeber wurden separat befragt, um eine Einschätzung beider Seiten zu erhalten und mögliche Unterschiede festzustellen. Die Ergebnisse der Studie, die mit Unterstützung von GfK erstellt wurde, ermöglichen einen Einblick, welche Daten Arbeitnehmer und Arbeitgeber als sensibel/besonders schutzwürdig erachten und wie mit dieser Sensibilität in Personalabteilungen in der Praxis umgegangen wird. Weiters befasst sich diese Studie mit der Nutzung und Reglementierung sozialer Medien im betrieblichen Umfeld.

Personalisten haben eine höhere Sensibilität als Arbeitnehmer

Die Sensibilität in Bezug auf Mitarbeiterdaten ist bei heimischen Arbeitgebern sehr ausgeprägt. Alter und Geburtsdatum sowie Daten aus dem Bewerbermanagement stuft die Arbeitgeber-Seite schützenswerter ein als die Arbeitnehmer-Seite.
Als besonders sensibel und schützenswert erachten beide Befragungs-Gruppen Informationen über Gehaltsexekutionen und Pfändungen, gefolgt von Gesundheitsdaten, Gehaltsdaten und Beurteilungen, wie z.B. Mitarbeitergespräche und Leistungs/Potenzial-Beurteilungen.

Arbeitnehmer vertrauen Arbeitgeber aber Wahrnehmungs-Differenzen

Arbeitnehmer stellen Arbeitgebern ein gutes Zeugnis aus: 81% finden Ihre persönlichen Daten sind bei ihrem Dienstgeber gut aufgehoben. Jeder Dritte findet sogar, dass seine Daten absolut vertraulich behandelt werden.
Fast alle Arbeitgeber (98 Prozent) geben an, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln, 66 Prozent sogar als absolut vertraulich. Dies wird jedoch anders wahrgenommen, denn Arbeitnehmer sind in diesem Punkt anderer Meinung: Nur 32 Prozent der Arbeitnehmer haben den Eindruck, dass mit ihren Daten absolut vertraulich umgegangen wird.

Personalabteilung wacht über den Datenschutz

In Österreich ist die Einsetzung eines Datenschutzbeauftragten derzeit noch nicht gesetzlich geregelt und erfolgt in einigen Unternehmen auf freiwilliger Basis. Die Ergebnisse zeigen, dass das Thema Datenschutz derzeit noch an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen angesiedelt ist. In den meisten Firmen hat die Personalabteilung die Rolle des Datenschützers über, gefolgt von der IT-Abteilung. Je größer das Unternehmen, desto eher gibt es einen Datenschutzbeauftragten.

Webbasierte Mitarbeiterportale

Die Vorteile von webbasierten Mitarbeiterportalen liegen auf der Hand: Mitarbeiter können ihre personenbezogenen Daten einsehen, selbst pflegen oder Genehmigungsprozesse starten. Self-Service-Portale werden von manchem nicht mehr als Trend, sondern schon fast als Standard gesehen. Die Ergebnisse zeigen, dass umfassende Web-Portale für Mitarbeiter erst bei wenigen Firmen im Einsatz sind und, dass diese bei Weitem noch keinen Standard in den Unternehmen darstellen.

Je größer das Unternehmen, desto strenger die Social-Media-Policy

Etwa jeder Vierte befragte Mitarbeiter darf soziale Medien am Arbeitsplatz nutzen. 50 Prozent der Befragten Arbeitnehmer gaben an, dass der Zugang für sie gesperrt ist. Kleinere Unternehmen sind in Bezug auf das Social Web liberaler als größere.
Die Nutzung von sozialen Medien ist für einen großen Teil der österreichischen Bevölkerung im privaten Bereich selbstverständlich. Inwiefern sich dies auch im beruflichen Alltag widerspiegelt, ist von den unterschiedlichen Richtlinien in den Unternehmen abhängig.
Rund die Hälfte der Befragten gibt an, dass ihr Unternehmen über Richtlinien zur Social Media Nutzung verfügt. Auch bezüglich Reglementierung haben große Unternehmen die Nase vorn, etwa 66 Prozent geben an, Guidelines zu haben.

Private Internetnutzung am Arbeitsplatz

Etwa 70 Prozent der österreichischen Unternehmen haben Guidelines für die Internetnutzung. Auch hier sind größere Unternehmen restriktiver. Nur etwa die Hälfte aller Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern regelt die Internetnutzung schriftlich, bei Firmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern sind es 90 Prozent.

Die komplette Studie kann unter infodpwat angefordert werden.