Auf dem Weg zur eigenen „Recruiting-Software“

Gemäß einer Umfrage des Magazins „personal manager“ (12/2008-01/2009) möchten 41% der Unternehmen Ihre Prozesse im Bewerbermanagement in nächster Zeit optimieren. Dieses Ergebnis in Kombination mit der ebenfalls erhobenen Zahl, dass es bei 83% keine Budgetkürzungen im Bereich „HR Software“ geben soll, zeigt wohl eines deutlich: Was noch vor etwa 5 Jahren fast ausschließlich bei Großkonzernen auf der Agenda stand, ist mittlerweile auch auf den Wunschlisten mittelständischer Betriebe gelandet – ein spezielles Recruiting-System.

Wo liegen aber in die Herausforderungen bei der Auswahl und Einführung einer solchen Software? Welche Fragen sollte man sich stellen und welche den Anbietern? Führt der richtige Weg zum optimalen Tool über mehrseitige Fragenkataloge mit standardisierten Auswertungsverfahren oder über persönliche Eindrücke im Rahmen eines Gesprächs oder einer Präsentation?

All das sind Fragen, die sich fast zwangsläufig vor den Verantwortlichen für ein derartiges Projekt auftürmen. Viele davon lassen sich vermutlich nur individuell auf Basis der firmenspezifischen Prozesse, der Vorschriften im Zusammenhang mit Ausschreibungen bzw. Auswahlverfahren und der Unternehmenskultur im Allgemeinen beantworten. Ein paar Punkte gibt es aber, die wohl bei den meisten Projekten zur Optimierung des Bewerbermanagements eine zentrale Rolle spielen sollten.

Ist ein Softwaresystem überhaupt das richtige Mittel zur Optimierung der Prozesse?

Eine Frage, die sich in den meisten Fällen sehr schnell positiv beantworten lässt. Recruiting ist (natürlich in unterschiedlichen Relationen) immer ein „Massengeschäft“. Ein Recruiter steht hunderten oder sogar tausenden Bewerbungen gegenüber, die es effizient abzuarbeiten gilt. Das Beispiel des Serienbriefs ist hier wohl das plakativste zur Darstellung, dass in solchen Fällen eine Software sehr hilfreich sein kann.

Welche Bewerbungskanäle soll das System unterstützen?

Die Antwort dazu ist grundsätzlich schnell gegeben: Post, Email & Online, wobei die Gewichtung natürlich von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein kann. Entscheidend für die Optimierung ist aber eine möglichst umfassende Auslagerung der Erfassungstätigkeiten an die Bewerber und somit ein benutzerfreundliches Online-Jobportal. Auch die anderen Kanäle sollten reibungslosbedient werden (Stichwort Scanner- und Mailimport), aber das größte Potential liegt vielfach in flexiblen, ja stellenspezifischen Bewerbungsformularen, umfangreichen Self Services und raschen, unkomplizierten Kommunikationswegen. Ist man schon einmal „online unterwegs“ sollte man sich auch fragen, ob nicht ein komplett webbasiertes System die logische und sinnvolle Konsequenz ist. Modernes eRecruiting bietet nämlich noch einige weitere Vorteile wie etwa die direkte Anbindung an Online-Jobbörsen, intelligente Newsletter-Systeme und wichtige Auswertungsmöglichkeiten wie z.B. eine Quellenanalyse.

Wie werden meine Prozesse unterstützt?

Eine Frage, die v.a. im Finale des Auswahlverfahrens ins Zentrum rückt. In diesem Zusammenhang macht es Sinn sich darauf zu fokussieren, dass das Wunschtool (bei allen Vorteilen, die eine Standardisierung bietet) möglichst flexibel anpassbar ist. Eine neue Anforderung kann im Laufe des Einführungsprojektes schnell auftauchen und nichts wäre lästiger als eine späte Enttäuschung, weil man doch auf das falsche Pferd gesetzt hat. Dazu gehört im Rahmen des Employer Brandings auch in hohes Maß an Individualität (z.B. durch die Unterstützung unterschiedlicher, unternehmensspezifisch gestaltbarer Stelleninserate). Und zu guter Letzt die Frage der IT-Integration. Kann und will ich (im Bezug auf die Wirtschaftlichkeit) das System selbst betreiben oder möchte ich dies lieber auslagern? Auch hier sollte der Anbieter der Wahl die individuellen Bedürfnisse (bis hin zu Varianten wie inhouse Betrieb mit externer Wartung) abdecken können.

Abschließend bleibt nur zu sagen: Gäbe es ein einheitliches Kochrezept für die Auswahl, würde man in der Branche vergeblich nach einer Wettbewerbssituation suchen. Da das nicht der Fall ist, gilt es einen Anbieter auszuwählen, der neue Ideen aufzeigt und innovative Wege ermöglicht, ohne dabei dem eigenen Unternehmen die Prozesse aufzuzwingen. Die Regel lautet nämlich: Die Software muss sich dem Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt!