5 gute Gründe für moderne Urlaubsverwaltung im Unternehmen

Die Urlaubsplanung in Unternehmen kostet Personaler - besonders kurz vor der Ferienzeit - reichlich Arbeitszeit und des Öfteren noch mehr Nerven. Grund hierfür sind teilweise veraltete Prozesse, die besonders häufig in kleinen und mittleren Unternehmen Verwendung finden.

Die Probleme der manuellen Urlaubsplanung

Sie kennen sie noch: Wandkalender, die zur Hand genommen wurden um die teaminterne Urlaubsplanung “übersichtlich” zu gestalten. Das Erschreckende: Es gibt sie noch immer und Unternehmen greifen tatsächlich noch heute auf diese Methode zurück. Andere Unternehmen haben die Urlaubsverwaltung digitalisiert und verwenden eigens erstellte Excel-Tabellen. Zwar sollte eine Excel-Tabellen den Wandkalendern vorgezogen werden, dennoch haben beide Methoden ähnliche Nachteile. Beide Varianten sind fehleranfällig. Bei Excel-Tabellen können fälschlich eingetragene Fehlzeiten wieder entfernt werden, jedoch ist das Fehlerpotential bei diesen Tabellen eher hoch. Der größte Nachteil dieser Varianten ist jedoch der Prozess der Antragstellung und deren Bearbeitung. Jeder Urlaubsantrag gelangt zum HR Manager, der ihn händisch prüfen, genehmigen und eintragen muss. Dieser Prozess erhöht nicht nur die Arbeitslast in der HR Abteilung, er verlängert auch die Wartezeiten und erschwert somit die Planung für Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass dies nur ein Teil der eigentlichen Urlaubsverwaltung ist. Informationen wie Resturlaub oder Urlaubsmitnahme ins nächste Jahr müssen ebenfalls manuell berechnet und erfasst werden. Da die betriebliche Urlaubsplanung für Personaler jedoch nur eines von vielen Themen ist, sollte dieser Prozess in Unternehmen dringend effizienter und übersichtlicher gestaltet werden.

Die Vorteile moderner Urlaubsverwaltung

Zeitgemäße Urlaubsplanung erfolgt nicht über unausgereifte Behelfslösungen, sondern unter Verwendung von smarter HR Software wie kiwiHR. Enthalten sind alle Funktionen, die nötig sind, um Arbeitsabläufe in der Personalabteilung zu optimieren. Zusätzliche Transparenz sowie das Vermeiden von Fehlern sind.

1. Einfachere Prozesse für Mitarbeiter

Durch den Einsatz von HR Software werden administrative Tätigkeiten optimiert und teilweise automatisiert. Im Fall der Urlaubsplanung bedeutet dies, dass Urlaubsanträge per Knopfdruck gestellt und direkt an den Vorgesetzten gesendet werden. Eine übersichtliche Kalenderansicht unterstützt den Genehmigungsprozess, um keinen Mitarbeiterengpass zu riskieren. Informationen wie Resturlaub und Urlaubsmitnahme werden automatisch kalkuliert und den Mitarbeitern auf Wunsch angezeigt, sodass keine Fragen mehr offen bleiben.

2. Entlastung des Personalwesens

Administrative Prozesse gibt es im Personalwesen reichlich. Die Optimierung und Automatisierung dieser Aufgaben ist daher ein erstrebenswertes Ziel um effizientes Arbeiten zu
ermöglichen. Bei kiwiHR gelangen Anträge direkt zu den richtigen Vorgesetzten, werden im Unternehmenskalender festgehalten und persönlicher Resturlaub wird automatisch berechnet. Somit wird dem Personalwesen die Möglichkeit gegeben, sich auf Aufgaben wie das Bewerbermanagement zu konzentrieren, was einen direkten Mehrwert für Unternehmen bringen kann.

3. Mehr Transparenz im Unternehmen

Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit wichtige Informationen zu jeder Zeit und von jedem Endgerät in übersichtlicher Form abzurufen. Der Unternehmenskalender sorgt für weitere Transparenz, da Mitarbeiter bereits während der Urlaubsplanung nachvollziehen können, ob es zu Überschneidungen mit anderen Kollegen kommen kann. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter frühzeitig auf Themen wie Resturlaub hinzuweisen, damit dieser nicht verfällt.

4. Mühelose Verwaltung großer Datenmengen

Je größer das Unternehmen, desto größer der Verwaltungsaufwand hinter all den Informationen. Dies ist nicht immer einfach, da sich vertragliche Rahmenbedingungen unterscheiden können und somit der Urlaubsanspruch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter verschieden sein kann. kiwiHR kennt alle relevanten Informationen der einzelnen Mitarbeiter und aktualisiert diese bei Bedarf automatisch. Somit ist das Berechnen von Resturlaub oder weiteren Themen für alle Mitarbeiter mit ein paar Klicks vom Tisch.

5. Standortgenaue Automatisierung

Weitere Daten, die relevant für die Urlaubsverwaltung sind, sind gesetzliche Feiertage. Besonders bei Unternehmen mit Standorten an verschiedenen Orten, jedoch mit zentralisiertem Personalwesen sorgt dieses Thema oft für Kopfzerbrechen. Auch für dieses Problem schafft kiwiHR einfache Abhilfe. kiwiHR kennt Feiertage und weiß diese zuzuordnen. Somit ist das Fehlerpotential Feiertage bei der Planung nicht mit einzubeziehen gleich Null.

Fazit
Durch den Einsatz von smarter HR Software wie kiwiHR gehen administrative Tätigkeiten wie Urlaubsverwaltung und Fehlzeiten mühelos von der Hand. Gleichzeitig wird dem Personalwesen die Möglichkeit gegeben, wichtigen Themen mehr Zeit zuzuwenden, als zuvor. Die Modernisierung der Urlaubsverwaltung sollte demnach durch die Einführung von smarter HR Software zu Ende gedacht werden. Denn mit kiwiHR wird betriebliche Urlaubsverwaltung ermöglicht, die Lust auf Meer macht.