Simulation im Projektmanagement

Immer wieder wird der Faktor Mensch als wesentlich in der Projektumsetzung hervorgehoben. Dem Projektmanager wird dabei durchaus attestiert, die Projektmanagement-Methodik rasch im Griff zu haben. Zur situativen Unterstützung des Projektmanagers - außerhalb der Hard Facts aus dem Methodenkoffer - hat sich auch Projektcoaching als geeignetes Mittel bewährt. Was aber wird getan, um die Projektmitarbeiter zu unterstützen und so das Umfeld erfolgsträchtiger zu machen? Ausbildungen nach dem Gießkannenprinzip bewirken meist keine adäquate Effizienz zum Mitteleinsatz.

Im strategischen Projektmanagement stellen sich immer dieselben Fragen: Gibt es überhaupt ein Ziel, das ein Unternehmen mit dem Verhalten und der Leistung seiner Projektorganisation erreichen will? Mit einem Plan dazu? Inwieweit unterstützt dabei die aktuelle Unternehmenskultur? Oder ist es wieder eines dieser Statements von Vorhaben, wo sich nach ein, zwei Jahren niemand mehr daran erinnert und noch weniger umgesetzt worden ist?

Gerade Menschen in laufenden Projekten stehen unter starkem Erfolgsdruck. Jeder fokussiert sich darauf, sein Projekt gemäß den Vorgaben hinzubringen. Mit dem Umfeld wird dann von Projekt zu Projekt mehr schlecht als Recht umgegangen. Einmal vereinbarte Kompromisse schleifen sich schnell als Standardlösungen ein. Zeit und Gelegenheit zum Reflektieren bleibt kaum, denn schon wartet das nächste Projekt. Vielleicht geht sich noch ein Update der verwendeten Software oder eine kurze Trainingseinheit aus.

Damit bleiben die Projektmanager als Galionsfiguren auf Dauertrab und entwickeln sich jeder für sich weiter. Das gesamte Gefüge – Team und Umfeld – bleibt aber dabei auf der Strecke. Deswegen agiert es auch weiterhin als Bremser. Je größer und komplexer die Aufgaben sind, desto mehr wird dieser Bremseffekt tragend.

Projektmanagement im Labor

Zu dieser vielfach angeführten aber selten in Angriff genommenen Thematik existieren unterschiedliche Zugangswege. Heute konzentrieren wir uns auf den Ansatz einer modellhaften Abbildung der Realität im geschützten Raum.

Eine Umgebung, wo Versuche erlaubt sind und Wirkungen getestet werden können. Wo durch die Übernahme anderer Rollen ausreichend Distanz entsteht, um auch jederzeit Abstand von den Resultaten einnehmen zu können. Zumindest nach außen hin. Denn die gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse lassen einen oft nicht mehr los.

Solche Umgebungen können durch Business-Simulationen einfach hergestellt werden. Ausgerichtet auf den Projektkontext sind Aufgaben zu erfüllen. Aufgaben mit Zeit-, Budget- und Qualitätswerten. Zu deren Erfüllung eine Organisation mit einer passenden Struktur notwendig ist. Genau wie in der realen Projektwelt.

Zuerst wird gelacht: „Wir spielen Projekt“

Nach dem ersten Lachen über den Eindruck „Wir spielen Projekt“ werden die Teilnehmer schnell in den Bann dieser Ziele gezogen. In einzelnen Teams oder einer Großprojektstruktur erfolgt die Umsetzung. Zum Abschluss ist jeder Projektmanager gefordert zu erklären, wieso sein Ergebnis so aussieht, wie es aussieht.

Dieses Durchleben in einem halben oder ganzen Tag verankert sich nachhaltiger in den Köpfen der Teilnehmer als jede Projektmanagement-Grundlagen-Schulung. Die entstandenen Emotionen sind dabei sowohl Bindeglied als auch Auslöser, um für die eine oder andere Situation einen geeigneteren Weg zu suchen. Das operativ geschlossene System Mensch öffnet sich temporär und agiert mit geschärfter Wahrnehmung.

Beobachten und Sensibilisieren

Dem Begleiter während dieser Simulation obliegt dabei neben der Beobachtung die Aufgabe, die Aufmerksamkeit auf die lästigen Punkte zu lenken. Durch Fragen und Hinweise auf Unzulänglichkeiten wird die Sensibilisierung weiter verstärkt und die blinden Flecken werden bearbeitet.

Als Nebeneffekt tritt eine erhöhte Teambildung auf. Nicht nur einzelnes Identifizieren, sondern die Gemeinsamkeit, tritt in den Vordergrund. Das Wir-Gefühl wird gestärkt.

Durch dieses Vorgehen entsteht eine ideale Basis, um nicht nur für das nächste Projekt eine TOP-Ausgangssituation zu schaffen, sondern eine nachhaltige Entwicklung in Gang zu setzen.

Schrittweise Anleitung zum Vorgehen und Anwenden

Wir haben Entwicklungsziele, welche wir erreichen wollen
Wir sind uns bewußt, wenig zuträgliche Muster zu verwenden
Eine Entscheidung für eine gesamthafte Entwicklung herbei führen
Freien Raum dafür schaffen
Experten nach geeigneter Vorgehensweise befragen
Simulation durchführen
Resultate mit Begleiter, Team und Einzelnen besprechen
Plan zur Umsetzung des Bedarfs entwickeln
Umsetzung durchführen
Nutzen messen

Projektsimulation – Welche Themen sind für Sie relevant?

Wie lang ist die Liste an Änderungsvorhaben für die Projektorganisation?
Wie viel davon wird erledigt?
Wie viel Nutzen entsteht daraus?
Wie wettbewerbsfähig ist Ihr Unternehmen tatsächlich? Im Vergleich zu Ihren härtesten Mitbewerbern?
Wie viel Fluktuation haben Sie in Ihrer Projektorganisation?
Wie sieht es mit der Zielerreichung in Projekten aus?
Wie chaotisch/strukturiert geschieht die Umsetzung von Projekten?

Der Nutzen der Projektsimulation

Gesamthafte Weiterentwicklung der Projektorganisation mit Sensibilisierung der aktuellen Muster und dem Finden neuer nachhaltiger Lösungsoptionen.
Setzen von gezielten Ausbildungsmaßnahmen aufgrund der Ergebnisse dieser Vorgangsweise
Team- und Einzelentwicklung je nach Status des Verhaltens der Teilnehmer
Schaffen eines freien Raums

Möglichkeiten der Anwendung und Umsetzung - abhängig vom Thema

Diese Vorgehensweise ist sowohl bei einem Kick-Off zur Bildung neuer Teams, als auch als Incentive und ganz besonders als Maßnahme einer kontinuierlichen Weiterentwicklung geeignet. Wiederholte Durchführungen nach 18 oder 24 Monaten können einen weiteren Entwicklungssprung im Team auslösen.

Achtung: Die Simulation während einer Projektumsetzung durchzuführen ist nicht ratsam.

Besonders hilfreich ist es, die Simulationen zur Unterstützung von Ausbildungen einzusetzen. Abstraktes wird verständlich, Zusammenhänge sind erkennbar, der Nutzen wird greifbar.

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