Den Anrufbeantworter (die Mailbox) effektvoll nutzen

Kaum ein Mensch hört sich selber gerne auf dem Anrufbeantworter sprechen oder reißt sich um die Aufgabe, diesen mit einem neuen Text zu besprechen. Da dies allerdings häufig der allererste Kontakt im Geschäftsleben ist, ist eine „positive sprachlich-stimmlich Visitenkarte“ von großem Nutzen für einen ersten guten Eindruck! Denn nach wie vor gilt auch hier: Keine 2. Chance für einen (positiven) ersten Eindruck!

Hier erhalten Sie die ultimativen Tipps zur bestmöglichen Nutzung eines ungeliebten Geräts

Mit der Stimme gleich zu Beginn punkten – und damit Aufmerksamkeits-Zeichen setzen

Gerade am Telefon ist Ihre Stimme besonders wichtig. Gleich mit dem ersten Wort entscheidet der Klang Ihrer Stimme, wie Sie auf Ihren Gesprächspartner wirken. Dies gilt noch viel mehr beim Text für Ihren Anrufbeantworter oder die Mailbox. Ganz zu schweigen von der noch relativ neuen Möglichkeit, seine Mails als Ton-Nachricht zu sprechen und zu versenden.

Da sehr viele Menschen die eigene Stimme vom Band nicht gerne hören, gilt diesem Thema unsere erste Aufmerksamkeit, sozusagen der erste „Ohrenmerk“. Ein kleiner Trost: Die „Andersartigkeit“ Ihrer Stimme vom Band hat vor allem physikalische Gründe:

Der Hauptgrund für dieses Phänomen ist nämlich, dass wir unsere eigene Stimme nicht nur über die Luftleitung (wie den Gesprächspartner), sondern auch über unsere Schädelknochen und über viele Vibrationen auch über die gesamten Luft-gefüllten Resonanzräume (Lunge, Kehlkopf-Rachen-Raum, Nasennebenhöhlen, etc.) hören. Und dieses Klanggefühl ist definitiv anders für den Sprecher! Dazu kommt noch die technische Veränderung über Aufnahme- und Wiedergabegeräte. Besonders in der mobilen Telefonie gehen zusätzlich viele Frequenzen verloren, die eine Stimme erkennbar machen. Das hat eine wichtige Bedeutung für die Verständlichkeit des Textes, den Sie jetzt als Ansagetext sprechen möchten:

Deshalb als erster Praxis-Tipp:
Sprechen Sie am Telefon ein klein wenig langsamer und deutlicher als gewohnt, besonders wenn Sie den neuen AB-Text aufnehmen!

Die optimale Ansage
Ein persönlich gesprochener Text ist weitaus sympathischer als vorgefertigte Band-Ansagen. Bevor Sie starten: Machen Sie sich mit der Bedienung des Gerätes vertraut und achten Sie auf einen ruhigen Raum mit stimmiger Akustik. Kein Stimmengewirr, keine Bahnhofs-Geräusche oder Musik im Hintergrund. Das passt maximal im privaten Kontext.

Wichtig: Nachricht und Stimmklang sollten zu der Situation und zu Ihrem Business passen: In der Werbebranche werden Sie andere Texte finden als im Banken-Bereich.  

Was macht eine gute Ansage vor allem aus?
Hier lassen sich ganz einfach wiederum die 3 Haupt-Bereiche der Wirkungs-Logik (Spezielle Informationen dazu: infodie-macht-der-stimmede) unterscheiden:

1. Persönlichkeit (innere Haltung und Einstellung sowie Intention)
2. Körper-Sprache (Haltung, Körperspannung, Gestik, Mimik)
3. Stimme (Artikulation, Stimmklang-Resonanz, Melodie, Betonung, Wortwahl etc.

1. Persönlichkeit und innere Haltung: „Intention = Absicht und Einstellung“
Was ist meine Absicht mit der Aufnahme? Wie möchte ich meinen Gesprächspartner begrüßen und „zum Gespräch einladen“, so dass er/sie tatsächlich gerne eine Nachricht hinterlässt (was übrigens ebenfalls viele Menschen gar nicht so gerne machen!) Was für ein Gefühl möchte ich vermitteln und welche inneren Bilder helfen mir dabei? Für mich der vollständig gelungene Ansagetext: Der Anrufer merkt zunächst gar nicht, dass der AB dran ist!Wie erreichen Sie dies? Sie stellen sich den Anrufer bildlich vor und sprechen ihn/sie dann direkt an!

2. Körperhaltung „Die Basis“
Das erstaunt Sie vielleicht, es ist allerdings erwiesen: Auch und gerade am Telefon spricht der Körper gewaltig mit! Deshalb bereiten Sie ihn am besten ganz speziell auf diesen  besonderen Einsatz vor: Dehnen und strecken Sie sich. Dabei atmen Sie tief durch, ein Gähnen ist willkommen! Lockern Sie Schultern, Arme und Nacken.

Falls Sie im Sitzen arbeiten: Setzen Sie sich aufrecht und je nach Situation angelehnt (gemütlich) oder gerade (professionell) auf Ihren Stuhl.

Im Stehen haben Sie deutlich mehr stimmliche und auch gestische Entfaltungsmöglichkeiten. Behalten Sie auch dabei eine aufrechte Haltung, mit locker-entspannten Knien und einem gutem Kontakt zum Boden. Auf diese Weise nehmen Sie gleichzeitig Ihren klaren Standpunkt ein! Wenn Sie nun noch beim Sprechen stimmig-passende Gestik zum Text einsetzen, werden Sie deutliche Verbesserungen in Betonung, Melodie, Präsenz und Stimmführung entdecken.

3. Stimme, Artikulation & Worte passend wählen:
Sprechen Sie ein wenig langsamer, als für Sie üblich. Bleiben Sie jedoch im Sprechfluss wie in einem ganz normalen Gespräch. Lächeln Sie bewusst freundlich  – Ihre Stimme wird lebendiger! Die Deutlichkeit Ihrer Artikulation und damit die Verständlichkeit wächst mit der Geschicklichkeit Ihrer Sprech-Organe: Lippen, Wangen, Zunge sowie die Beweglichkeit des Kiefergelenks

Praxis-Tipp mit unmittelbarer Wirkung:
Machen Sie einige „Artikulations-Aufwärm-Übungen“ (gähnen, Zungenbrecher überdeutlich sprechen, Zungenübungen). Dann nehmen Sie einen Weinkorken (ganz leicht!!) zwischen die Schneide-Zähne und lesen damit den geplanten Text unmittelbar vor Ihrer Aufnahme 2-3-mal hintereinander laut vor. Bei der Aufnahme des AB-Textes werden Sie dann (automatisch) sehr viel klarer, deutlicher und auch betonter lesen, ohne dass Sie sich dafür besonders anstrengen müssen.

Und nun noch einige Gedanken zur Wortwahl:
Was macht eigentlich einen guten, ansprechenden und interessanten Text aus?

Hier nutzen Sie am besten „BAK++“. 
Bildhaft – Aktiv – Konkret und dabei positiv-wertschätzend dem Anrufer gegenüber.
Negative Worte wie: „leider“, „besetzt“, „Piepston“, „... legen Sie nicht auf“ sind „tabu“.
Benutzen Sie stattdessen positive Formulierungen: „Freue mich über/auf Ihre Nachricht“ „Gerne rufe ich zurück“, „Auf Bald“., „Auf ein Wiederhören“ etc.
Teilen Sie dem Anrufer nur das mit, was für diesen an Informationen wichtig ist, z.B.: ab wann Sie wieder erreichbar sind, ob Sie eine aktive Mobil-Telefonnummer haben und ob eine Nachricht hinterlassen werden kann.

Ganz wichtig ist die Ansagezeit: Nicht mehr als 10-15 Sekunden, besser noch kürzer. Denn über der Enttäuschung, dass der Anrufer gerade sein Ziel nicht erreicht, soll keine zweite Enttäuschung kommen: Langer Text mit wenig Inhalt (z.B.: „Hallo lieber Anrufer, dies ist der Anrufbeantworter von Praxis/Institut XYZ. Derzeit sind wir leider nicht erreichbar, da wir für unsere Kunden unterwegs sind. Sie können aber eine Nachricht hinterlassen. Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. Bitte nennen Sie dazu deutlich Ihren Nachnamen und Ihren Vornamen sowie Ihre Telefonnummer, unter der wir Sie erreichen können. Vielen Dank für Ihren Anruf und auf Wiederhören“)

Die Ansage sollte sprachlich und von der Gesamtwirkung her zu Ihrer Person passen und auch auf Ihre berufliche Situation und den für Sie relevanten Anruferkreis abgestimmt sein.

TIPP:
Schreiben Sie Ihren Text immer als gesprochenen Text (nie als Schriftsprachlichen Text) auf, nutzen Sie dabei gerne auch für Sie typische dialektale Begriffe.

Abschließend folgen einige konkrete sprachliche Anregungen für den Ansagetext Ihres Anrufbeantworters:

„Minimal-Varianten“:
„Guten Tag, Sie sprechen mit (der technischen Vertretung von) Waldemar Müller-Lüdenscheid. Ihre Nachricht gerne nach dem Ton – Danke“

„Herzlich Willkommen bei XY – gerne rufen wir Sie zurück, sobald wir Ihre Nachricht abgehört haben – einen schönen Tag für Sie und auf ein Wiederhören“

„Variante mit etwas mehr Informationen“
„Guten Tag, Sie haben die Mailbox von Müller-Lüdenscheid, Projektentwicklung, erreicht. Ich bin derzeit in einem Gespräch und rufe Sie baldmöglichst zurück. Dafür benötige ich lediglich Ihre Nachricht mit einer Telefonnummer. Vielen Dank und einen schönen Tag für Sie – Auf Wiederhören“

„Hallo lieber Anrufer. Ich (alternativ: Name nennen) kann Ihren Anruf zurzeit nicht entgegennehmen. Wir sind täglich von 9 – 13 Uhr persönlich für Sie da. Sollten Sie in dieser Zeit keine Möglichkeit haben, uns anzurufen, melden wir uns gerne bei Ihnen, wenn Sie uns hier eine Nachricht hinterlassen“

„Guten Tag, Sie erreichen derzeit unseren professionellen Anrufe-Aufzeichner. Wir sind alle unterwegs, in der Zwischenzeit ist unser zuverlässiger AB für Sie aufnahmebereit!

„Varianten mit konkreten, notwendigen Informationen“
„Hallo -  wir (Unternehmen/Praxis/Institut nennen) machen Urlaub. Ab XX.YY.(ZZ) sind wir wieder wie gewohnt für von 09.00 – 18.00 Uhr täglich Sie da. Vertretung hat XYZ übernommen, Telefon 000000000“

„Guten Tag und vielen Dank für Ihren Anruf. Sie haben das XYZ-Unternehmen erreicht. Persönlich treffen Sie uns in der Zeit von…. bis an. Dann sind wir wieder gerne für Sie da. Das Band schaltet nach dieser Ansage ab – Auf Wiederhören“

Abschließend noch ein Praxis-Tipp gegen die Hektik:
Stellen Sie die Anzahl der eingehenden Rufe auf mindestens 5-6mal, bevor der AB sich einschaltet. So haben Sie mehr Zeit, das Gespräch anzunehmen, falls Sie anwesend sind. Außerdem müssen Sie dann nicht jedes Mal an das AB-Einschalten denken, wenn Sie weggehen!

Und zu guter Letzt erhalten Sie ein ANGEBOT:
Gerne unterstützen wir Sie mit einem kostenfreien Feedback (StimmAnalyse, Wortwahl, Sprech-Melodie und Deutlichkeit) zu Ihrem aktuellen Ansagetext – Mail an infodie-Macht-der-Stimmede (oder SMS/whats-app an 0177-6885883) mit dem Hinweis „Check Ansagetext + Telefonnummer“  genügt.

Gutes Gelingen und auch ganz viel Freude bei der Neugestaltung Ihres Anrufbeantworters wünscht Ihnen Ihr StimmWirkungsCoach!  Joachim Beyer-Wagenbach

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