Wertschätzende Absageschreiben zahlen auf das Firmenimage ein

100 Millionen Absageschreiben werden jährlich versandt. Ob sie auf den Unternehmenswert einzahlen oder diesen belasten, darüber entscheidet nicht zuletzt die Qualität des Absageschreibens.

Die Korrespondenz fällt meist unpersönlich aus – standardisierte Formulierungen herrschen vor und
können beim Bewerber Frustration auslösen. Das muss nicht sein: Wer wertschätzend formuliert, Verbindlichkeit zum Ausdruck bringt und positive und damit motivierende Signale sendet, hält die Tür für ein erneutes Gespräch offen und stärkt das Arbeitgeberimage.

Zusagen macht Freude. Leider stehen den drei Prozent der Bewerber, die eingestellt werden, 97 Prozent gegenüber, denen abgesagt werden muss. Manchmal entscheiden Nuancen bei der Personalauswahl. Wer aus Gleichgültigkeit, Zeitdruck oder aus rechtlichen Gründen (AGG) eine Standardformulierung wählt, beeinträchtigt gegebenenfalls die Beziehung zum Bewerber und schließt
ungewollt eine erneute Bewerbung für die Zukunft aus.

Der Online-Stellenmarkt Jobware und die Personalberatung Kienbaum Communications haben daher zu dem Wettbewerb „Die besten Absageschreiben“ aufgerufen und wertschätzende Bewerberkorrespondenz ausgezeichnet.

Absage ist keine Belastung für den Personaler

Standardformulierungen laufen Gefahr, falsche Botschaften zu vermitteln. So werden die „zur Entlastung zurückgesandten Unterlagen“ häufig als (physische) Belastung für den Personaler verstanden. Und die „Absage nicht als Kritik an der eigenen Person“ zu verstehen, wird aufgrund der ungeschickten Formulierung doch als Kritik verstanden.

In Negationen verpackte Komplimente bewirken meist das Gegenteil. So lösen gut gemeinte Aufmunterungen, „nicht den Kopf hängen zu lassen“ oder „nicht frustriert zu sein“ in der Regel anders als gewollt negative Gefühle beim Bewerber aus und sind damit nicht hilfreich. Es geht aber auch anders.

Einfühlsam korrespondieren

Wem tut ein Schulterklopfen nicht gut? Wie Personaler echte Anteilnahme kreativ kommunizieren, zeigten „Die besten Absageschreiben“. So schreibt die den zweiten Platz belegende ambulante dienste e.V.: „Ihr außergewöhnliches Profil könnte zu uns passen. Könnte. Denn im Augenblick ist im [xy] Bereich, auf den Sie sich bewerben, leider keine Stelle vakant. Sie lesen richtig: im Augenblick.

Das heißt, das wird sicher nicht so bleiben. Unser Unternehmen wächst weiter.“  Hat der Bewerber Mühe in die Bewerbung einfließen lassen und verfügt über hohe Qualifikationen, fällt eine Absage besonders schwer. In die Formulierung sollte wahrheitsgemäß einfließen, dass der Bewerber in der engeren Auswahl war oder sich in bestimmten Punkten positiv hervortat.

Bewerber verlangen eine Begründung

Spürt der Bewerber einen individuellen Bezug zu vorausgegangenen Kontakten oder seinen Referenzen, wird das Auswahlverfahren erläutert oder gar die Entscheidung begründet, dann kann er die Absage nachvollziehen und gewinnt die Möglichkeit, sich für die Zukunft besser aufzustellen. Obwohl auf das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) zu achten ist, bestehen hierfür wie Beispiele zeigen hinreichend Freiräume.

Das Unternehmen Wieland punktete im Wettbewerb damit, dass es in der Absage auf ein vorausgegangenes Gespräch Bezug nimmt: „Dabei hat sich der positive Eindruck, den wir bereits aus Ihren Bewerbungsunterlagen erhalten haben, bestätigt.“ Die TRIAZ group präzisiert in ihrer Absage sogar, dass „die Anzahl der Praktikumsstellen, die wir vergeben können, leider begrenzt“ sei. Auch der Verweis, dass eine vorausgesetzte Erfahrung nicht erfüllt werde oder derzeit keine Position frei sei, liefert dem Bewerber zusätzliche Informationen.

Verbindlichkeit schaffen

„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gerne für ein Gespräch zur Verfügung“, heißt es im Absageschreiben der erstplatzierten buw holding. Dies vermittelt dem Bewerber das Gefühl, dass ein zukünftiger Kontakt erwünscht sei.
Auch sollten Personaler die Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht generell ausschließen und die Tür für eine neue Bewerbung offen halten. So motiviert die buw holding: „Vielleicht sehen wir uns ja eines Tages doch.“

AGG-konform absagen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen (Stichwort: AGG) stehen einer individuellen Formulierung häufig im Weg. Die Bezugnahme auf das Alter, da die ausgeschriebene Tätigkeit schwere körperliche Arbeit abverlangt, oder unbedachte Randnotizen am Lebenslauf, etwa zum Familienstand, können für den Arbeitgeber kostspielig werden. Es gilt nämlich: Absageschreiben dürfen keinen Hinweis auf eines der acht in § 1 AGG genannten Kriterien liefern. Wer einen Kandidaten einstellt, den anderen Bewerbern jedoch nicht absagt, kann übrigens auch belangt werden: Das Schweigen kann als Diskriminierung
verstanden werden.

Mit einem Absageschreiben, das (nur) qualifikations- und arbeitsplatzbezogen argumentiert, erfüllen Personaler hingegen den gesetzlichen Rahmen und hinterlassen einen guten Eindruck.

Bewerber sind potenzielle Kunden

Der Aufwand eines wertschätzenden Absageschreibens lohnt sich. Während viele Marketingabteilungen mit großem finanziellem Einsatz an ihrem Employer Branding arbeiten, kann die Personalabteilung mit relativ geringem Aufwand einen guten Eindruck bei Nicht-Angestellten hinterlassen. Bedenken Sie: Der Bewerber von heute kann schon morgen als Kunde, Lieferant, Wettbewerber oder Anleger – oder nur als Multiplikator - wichtig für den Geschäftserfolg sein.

Wie andere Personaler diese haarscharfen Entscheidungen bei der Bewerberkorrespondenz meistern, erfahren Sie im Buch „Die besten Absageschreiben an Bewerber“ (Herausgeber: Jobware und Kienbaum Communications, ISBN: 9783738601787). Das Buch ist zum Preis von 34,90 Euro im Buchhandel erhältlich.