Mitarbeiter modern managen

Effizientes Management ist Teil der Unternehmenskultur von Bene. Für das Personalmanagement und die Lohn- und Gehaltsabrechnung vertraut der global tätige Experte für moderne Büro- und Arbeitswelten auf die Software und Services von Infoniqa.

Die weltweit tätige Bene AG ist ein österreichisches Traditionsunternehmen mit Sitz und Produktion in Waidhofen an der Ybbs. Die Unternehmensgruppe beschäftigt rund 1.100 Mitarbeiter an über 80 Standorten in 37 Ländern. Entsprechend groß ist der Aufwand in der Personalverwaltung. In den Bereichen Recruiting, Aus- und Weiterbildung sowie Personalakte setzt Bene seit 2007 auf das HR-Portal engage! und das Know-how von Infoniqa. Darüber hinaus nutzt das renommierte Unternehmen auch die Payroll-Software von Infoniqa – ebenfalls länderübergreifend für alle Standorte und Filialen.

Leistungsfähige HR-Plattform gesucht

Mit dem laufenden Wachstum in den internationalen Märkten suchte Bene nach einer Plattform, die das zentrale Verwalten aller personalbezogenen Prozesse ermöglicht. „Eine wichtige Anforderung war das Bewerbermanagement, um beispielsweise die Bewerberunterlagen rasch auffinden oder auf einen Bewerber-Pool zugreifen zu können. Die Software sollte aber auch eine elektronische Personalakte beinhalten und die internen Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sowie den Werdegang im Unternehmen abbilden. Mehrsprachigkeit war ebenfalls eine Voraussetzung – konkret verwenden wir englisch und deutsch“, beschreibt Mag. (FH) Barbara Schaumüller, Human Resources Manager Austria/Switzerland Bene AG, die Ausgangslage.

Funktionalitäten entscheidend

Auf der Suche nach einer passenden Lösung besuchte Bene unter anderem die Personal Austria Messe. „Dort haben wir uns mehrere Anbieter angesehen, darunter auch Infoniqa. Nach einem ausgiebigen Vergleich der unterschiedlichen Angebote entschieden wir uns schließlich für engage!. Denn einerseits war Infoniqa bereits der Lieferant unserer Payroll, andererseits ist die Lösung sehr benutzerfreundlich und ließ sich rasch an unsere Unternehmensprozesse anpassen. Entscheidend war die Summe der Funktionalitäten wie Bewerber-, Personal- und Bildungsmanagement, aber auch die Mehrsprachigkeit. Zudem ist Infoniqa ein dynamischer Anbieter, der auch Themen wie eLearning oder Kompetenzmanagement im Repertoire hat“, erklärt Schaumüller. Die Umsetzung bestätigte die Entscheidung. „Wir können nun die Stammdaten direkt aus der Payroll in engage! übernehmen. Die Lohnverrechnung ist das führende System und vereinfacht die Prozesse in der Personalverwaltung enorm“, so Schaumüller.

Software und Prozesse angepasst

In den nächsten Schritten passte Infoniqa die Lösung via Customizing an die Prozesse an, wie auch Bene seine Abläufe optimierte. „Unser Feedback und die Verbesserungsvorschläge wurden rasch aufgenommen, Infoniqa ist da sehr praxisnahe und flexibel“, berichtet Schaumüller. Seit 2007 nutzt Bene mittlerweile engage!, um das Bewerbermanagement, die Aus- und Weiterbildung des Personals sowie die elektronische Personalakte effizient abzubilden. „Wir rekrutieren beispielsweise großteils über die online-Jobbörse des Portals. Rund 80 Prozent der Bewerbungen treffen über die Jobbörse ein, der Rest kommt per E-Mail. Unsere drei HR-Manager, die jeweils für Österreich/Schweiz, Deutschland oder die restlichen internationalen Märkten verantwortlich sind, greifen auf den einheitlichen Bewerberpool des Systems zu. Bei 4.000 bis 5.000 Bewerbungen pro Jahr unterstützt uns die Software, den Überblick zu behalten und rasch reagieren zu können, etwa mit automatisierten Antwortschreiben und Erinnerungen, vereinfachtem On-boarding, beschleunigten Genehmigungsprozessen oder der raschen Suche nach bereits vorhandenen Bewerbern im Pool“, erläutert Schaumüller.

Mehr Qualität im Recruiting

Mit der Einführung von engage! konnte Bene den gesamten Bewerbungsprozess vereinfachen. Alle Informationen sind einheitlich im System elektronisch abgelegt. Die Vertraulichkeit der Daten sichert das ausgeklügelte Berechtigungssystem. „Mit engage! stellen wir zum Beispiel sicher, dass jeder Bewerber rasch eine Rückmeldung von uns erhält. Außerdem ist jede Weiterleitung der Unterlagen im System klar nachvollziehbar. Das steigert die Qualität im Bewerbungsprozess und in der Ausbildung enorm und schafft Übersicht“, erzählt Schaumüller. Das System macht aber nicht nur die Abläufe effizienter, sondern bietet mit der digitalen Personalakte auch eine umfassende Grundlage für die Führungskräfte. Darüber hinaus vermeidet die Lösung überflüssiges Papier. „Das Portal unterstützt uns nachhaltig, denn durch den Bewerberpool können wir mit den Bewerbern in Kontakt bleiben. Trotzdem ersetzt ein elektronisches System nicht das persönliche Bewerbungsgespräch“, meint Schaumüller.

Bildungsmanagement voll im Griff

Neben dem Recruiting bildet engage! den kompletten Bildungskatalog ab. „Bene hat eine große Produktvielfalt, daher fallen auch viele Schulungen an, die verwaltet werden müssen. Bereits beim Eintritt ins Unternehmen erhält jeder neue Mitarbeiter ein mehrtägiges Trainingsprogramm am Firmensitz. Aber auch Vertriebsmitarbeiter und Lehrlinge werden regelmäßig weiter gebildet. Dazu kommen vorgeschriebene Sicherheitsunterweisungen, oder auch individuelle Trainings für Führungskräfte“, so Schaumüller. Das System unterstützt dabei, indem es die verantwortlichen Bildungsmanager über fällige Schulungen, Termine oder Anmeldungen informiert. Absolvierte Trainings, Fehlzeiten und Qualifikationen sind im Mitarbeiter-Stammblatt zusammengefasst. „Dank des Bildungsmanagement-Tools haben wir jederzeit einen umfassenden Überblick über die Qualifikationen jedes Mitarbeiters, die jeder Personalverantwortliche einsehen kann. Außerdem sind Reports und Auswertungen oder interne Werdegänge rasch auf Knopfdruck verfügbar, ein ebenfalls sehr nützliches Feature“, berichtet Schaumüller.

Zukünftige Themen im Personalmanagement

Als nächste Schritte denkt Barbara Schaumüller über Erweiterungen der Lösung nach. „Interessant ist die Integration der Mitarbeitergespräche. Darauf aufbauend sollen Kompetenzkataloge entwickelt und im System abgelegt werden, um Mitarbeiter gezielt und individuell fördern zu können. Auch das Talentmanagement oder eLearning sind spannende Themen für die Zukunft“, meint Schaumüller, und fügt hinzu: „Wir könnten mehr Workflows automatisieren, aber wir wollen stattdessen, dass die Mitarbeiter miteinander kommunizieren – auch mit den HR-Managern.“ Die Personalmanager sind vom Nutzen des Systems überzeugt. „engage! ist ein nachhaltiges Werkzeug, das sich im jahrelangen Einsatz bewährt hat und unsere Arbeit wesentlich erleichtert. Es unterstützt nicht nur die HR-Abteilungen, sondern auch die Führungsebene maßgeblich“, resümiert Schaumüller.

Über Bene

Der internationale Büroexperte ist Spezialist für die Gestaltung und Einrichtung von modernen Büro- und Arbeitswelten. Bene definiert Büro als Lebensraum und setzt dies mit seinen Konzepten, Produkten und Dienstleistungen überzeugend um. Die global tätige Bene Gruppe mit Hauptsitz und Produktion in Waidhofen an der Ybbs/Österreich beschäftigt an über 80 Standorten in 37 Ländern 1.109 Mitarbeiter (Stand: 31.07.2014). Entwicklung, Design und Produktion als auch Beratung und Verkauf sind unter einem Dach vereint. Bene steht als österreichischer Marktführer und wesentlicher Marktteilnehmer in Europa für zukunftsweisende Bürokonzepte.