dpw-Lohn amortisiert sich bei der GIS in 8 Monaten

Hinter dem allseits bekannten sprechenden Fernseher Harry der Gebühren Info Service GmbH (GIS) stehen rund 200 Mitarbeiter aus drei Berufsgruppen: Angestellte, Beamte und Vertragsbedienstete. Die aufwändige Personalverrechnung sollte ins Haus geholt und vereinfacht, aber auch qualitativ verbessert werden. dpw-Lohn von Sage hat sich als Teil einer integrierten Gesamtlösung mit dpw-Zeit und Abwesenheit in kürzester Zeit amortisiert und findet großen Zuspruch bei Personalabteilung, Management und Mitarbeitern.

„Ich bin es, dein Fernseher…..“ Fast jeder kennt die Werbung der GIS, der Gebühren Info Service GmbH. Der Fernseher hat sogar einen Namen: „Harry“ heißt der sprechende Fernseher, der seit dem Jahr 2000 das österreichische Werbepublikum über die notwendige Anmeldung von Fernsehen und Radio informiert. Als hundertprozentiges Tochterunternehmen des ORF ist die GIS durch das Rundfunkgebührengesetz mit dem gesamten Rundfunkgebührenmanagement betraut und spricht dabei direkt die Haushalte und Unternehmen an, das sind heute bereits mehr als 3,5 Millionen Kunden. Rund 200 feste Mitarbeiter plus 130 Werkvertragsnehmer im Außendienst erwirtschafteten im Jahr 2012 ein Transaktionsvolumen für Abgaben und Entgelte von 825 Millionen Euro. Zwei Drittel davonergehen an den ORF, der damit den Betrieb der Radio- und Fernsehprogramme, sowie der Landesstudios gewährleistet. Die mit den Rundfunkgebühren eingehobenen Landesabgaben und der Kunstförderungsbeitrag gehen an Bund und Länder.

Ziel: Insourcing der Personalverrechnung um Aufwände zu verringern

Mit ihrem Personalstand zählt die GIS zu einem Großunternehmen, allerdings mit einer Besonderheit, denn es werden verschiedene Berufsgruppen beschäftigt, nämlich Angestellte, Beamte und Vertragsbedienstete. Die Abrechnung erfolgte daher auch an unterschiedlichen Stellen: die Beamten und Vertragsbediensteten über das Personalbüro der Post AG, die Angestellten über einen Steuerberater. Gesamte Auswertungen für das Management waren nur mit komplizierten Rückfragen möglich und sehr zeitintensiv. In der Verwaltung musste vieles doppelt in verschiedene Systeme eingegeben werden, wie beispielsweise Abwesenheiten. Das steigerte auch das Fehlerpotenzial, speziell im Austausch der Informationen mit dem externen Steuerberater.

Aus diesen Gründen fiel die Entscheidung, die Personalverrechnung ins Haus zu holen und künftig selbst durchzuführen. Manuela Strasser, Prokuristin und Leiterin von Personaladministration, Finanzen und Rechnungswesen bei der GIS, zeichnet für das Projekt verantwortlich: „Im Jahr 2011 haben wir uns entschlossen, die Gehaltsverrechnung für die Angestellten im Haus zu machen. Da wir für die Personaladministration seit 2009 bereits von Sage die Module dpw-Zeit und dpw-Abwesenheit nutzen, war die Entscheidung für dpw-Lohn sehr einfach.“

dpw-Lohn punktet als Teil einer umfassenden Gesamtlösung für HR

Sage hat über 40 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Human Resources-Software und ist mit der dpw-Produktpalette führender Anbieter. Das unterstreichen über 1000 Kundeninstallationen vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern. dpw-Lohn integriert alle gesetzlichen Grundlagen und deckt alle Kollektivverträge ab, ein wichtiges Plus für die GIS in Anbetracht der verschiedenen Berufsgruppen, die angestellt sind.

Das Projekt wurde im Juni 2011 gestartet und bereits ein halbes Jahr später im Jänner 2012 wurde - wie geplant - die erste Echtabrechnung problemlos durchgeführt. Lediglich kleine Adaptierungen waren in der Folge erforderlich, die sich aus den Erfahrungen im Echtbetrieb ergaben – sie wurden vom Projektleiter von Sage in angemessener Zeit bereinigt. Das Projekt konnte im Rahmen der budgetierten Kosten und Beratungsstunden umgesetzt werden. Für die Mitarbeiter in der Personalverrechnung der GIS war die Einarbeitung vergleichsweise einfach, da sie bereits mit anderen dpw-Modulen vertraut waren.

Verbesserte Personalverrechnung, weniger Aufwand und zufriedene Mitarbeiter

Die gesetzten Ziele wurden mit dem Insourcing voll und ganz erreicht. Da Personaladministration und -verrechnung nun in der ganzheitlichen Lösung von dpw vereint sind, ist das Anlegen und Verwalten von Personal-Stammdaten nur mehr einmal erforderlich. Das spart Zeit und verringert Fehler, so werden zum Beispiel Abwesenheiten automatisch in der Gehaltsverrechnung berücksichtigt. Der Austausch von Daten mit dem Steuerberater und die Kontrolle der Richtigkeit gehören der Vergangenheit an. Auswertungen für das Management sind auf Knopfdruck vollständig und korrekt verfügbar – sie können direkt aus dpw in jeder gewünschten Form selbst erstellt werden. Die neue Lösung hat den Break-Even bereits erreicht und wird von allen Mitarbeitern der GIS geschätzt, wie Manuela Strasser ausführt: „Da die Mitarbeiter für die Personaladministration bereits vorhanden waren und diese „lediglich“ die Abrechnung dazu übernommen haben, hat sich das gesamte Projekt innerhalb von 8 Monaten amortisiert, inklusive der Ausbildung – bei einem gleichzeitigen Qualitätsgewinn. Besonders die elektronischen Gehaltszettel haben bei allen Mitarbeitern großen Zuspruch gefunden.“

Und es wird bei der GIS schon weiter geplant: als nächster Schritt sollen die Zutrittskontrollen und -berechtigungen in der Zentrale über dpw verwaltet werden. Getreu dem langjährigen Motto: Wer ist da? Ich bin es, dein Fernseher….