Der Überblick zählt

Als Familienunternehmen legt Kotányi großen Wert auf ein gutes Arbeitsklima und zufriedene MitarbeiterInnen. Für das internationale Personalmanagement setzt der weltweit erfolgreiche Gewürzspezialist auf die HR-Software und das Know-how von Infoniqa.

Der Gewürzhersteller Kotányi ist ein multinational tätiges Unternehmen mit Sitz im niederösterreichischen Wolkersdorf, das seine hochwertigen Produkte in über 20 Länder exportiert. Die Verwaltung der insgesamt 540 MitarbeiterInnen in Österreich und den internationalen Niederlassungen ist zu einer umfassenden Aufgabe herangewachsen. „Mit der bisherigen Verwaltung, beispielsweise mittels Listen, Papierunterlagen und vielen E-Mails, waren diese Herausforderungen nicht mehr zu bewältigen. Es musste eine Softwarelösung her, um die Prozesse rund um das Personalmanagement zu vereinfachen“, erklärt Mag. Thomas Schlechta, Personalleiter Kotányi GmbH.

HR-Plattform gesucht

Kotányi hielt nach einer geeigneten Portallösung Ausschau, die nicht nur das Personalmanagement abdeckt, sondern auch weitere Funktionalitäten, wie die Bewerberverwaltung, das Kompetenzmanagement oder den länderübergreifenden, mehrsprachigen Einsatz bietet. „Es war uns wichtig, mit der Lösung auch das internationale Personal erfassen zu können“, so Schlechta. In der engeren Auswahl filterte Kotányi drei Anbieter aus. „Schließlich waren es die Vielfalt an unterschiedlichen Modulen, die überschaubaren Kosten sowie die Flexibilität und Mehrsprachigkeit des Systems, die uns für das HR-Portal engage! von Infoniqa entscheiden ließen. Außerdem passte Infoniqa sehr gut zu uns als mittelständisches Unternehmen“, berichtet Schlechta.

Von der Analyse zur Umsetzung

Im nächsten Schritt ging es an die Umsetzung des Projekts. „Wir analysierten gemeinsam mit dem Dienstleister unsere Prozesse, testeten die Abläufe im Probebetrieb mit der Software und passten das System schrittweise an unsere Anforderungen an. Sogar am Wording feilten wir, um die Oberfläche des Portals mit unseren gebräuchlichen Standards in Einklang zu bringen“, so Schlechta. Danach folgten die Anbindung des LogaVplus Payrollsystems, um die Stammdaten direkt in die HR-Software übernehmen zu können. „Anfängliche Schwierigkeiten mit übernommenen Daten löste Infoniqa mit einer Beraterin, die nicht nur die IT-Aspekte, sondern auch die Sichtweise einer Personalabteilung versteht. Nun läuft die Zusammenarbeit besonders gut. Mit dem Projekt konnten wir uns gemeinsam
weiter entwickeln“, erzählt Schlechta.

Personalmanagement auf Knopfdruck

Im Jahr 2009 startete Kotányi mit dem Echtbetrieb des Personalmanagement-Moduls. Damit können die Führungskräfte und MitarbeiterInnen berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Mit den praktischen Self-Services stehen aktuelle Personal-, Lohn- und
Gehaltsdaten sowie diverse Auswertungen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung.

Im nächsten Schritt folgte das Kompetenzmanagement. „Wir nutzen diese Funktion, um MitarbeiterInnen nach bestimmten fachlichen und sozialen Qualifikationen zu beurteilen. Mit dem System können wir einerseits das vorhandene Human Capital im Unternehmen effizient nutzen, aber auch gezielt weiter entwickeln“, erläutert Schlechta. Seit 2014 verwaltet Kotányi auch die MitarbeiterInnengespräche mit der HR-Lösung. „Das schafft Überblick und erleichtert den Zugriff auf die archivierten Gespräche enorm“, berichtet der Personalleiter.

Roll-out an die internationalen Standorte

Nach den guten Erfahrungen in der Firmenzentrale rollte Kotányi im Sommer 2014 die Lösung auch an die internationalen Niederlassungen aus. Nun können die Office Manager der Standorte ihre MitarbeiterInnen selbst verwalten. „Zuvor mussten wir Excellisten an die Länder schicken, um Ein- und Austritte von MitarbeiterInnen zu aktualisieren. Das war umständlich und zeitraubend, oft kamen unvollständige Informationen an“, schildert Schlechta. Das HR-Portal schaffte hier Abhilfe: Nun managen die Länder einfach ihre personalbezogenen Informationen direkt und zeitnah im System. Damit sollen auch tagesaktuelle Auswertungen, etwa zu Löhnen und Gehältern, möglich sein. „Das System benachrichtigt beispielsweise alle Verantwortlichen automatisch bei Neueintritten oder Abgängen. Das erleichtert die länderübergreifende Personalarbeit wesentlich, schafft Transparenz, spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden“, meint Schlechta.

Next Step Bewerbermanagement

Die nächste Erweiterung des HR-Portals ist bereits auf Schiene. In Kürze soll der Echtbetrieb des Recruiting-Moduls starten, um die jährlich rund 2.000 BewerberInnen in Österreich zu verwalten. Mit dem Modul ist jederzeit der Zugriff auf die Bewerberdaten und -dokumente, anfordernden Stellen und Stellenangebote, aber auch auf die integrierte elektronische Jobbörse möglich. „In nur wenigen
Workshops zum Bewerbermanagement haben wir die Möglichkeiten des Systems kennengelernt, unsere Recruiting- und Ausschreibungsprozesse durchleuchtet und uns auch Referenzbeispiele von anderen Anwendern angesehen. Sowohl bei der Anpassung als auch Umsetzung des Moduls hat Infoniqa einmal mehr Verständnis für unsere Abläufe bewiesen, das ist uns sehr wichtig. Aber auch einen klaren Überblick zu haben und dafür lieber eine Funktion weniger zu nutzen“, erklärt Schlechta.

Alle Prozesse im Überblick

Einer der zentralen Nutzenaspekte für Kotányi ist die einfache Nachvollziehbarkeit der Prozesse – etwa welche Beschäftigten im laufenden Jahr noch kein Beurteilungsgespräch absolviert haben. Entscheidend ist aber auch die Möglichkeit, die Personalverwaltungsaufgaben dezentralisiert an die jeweiligen Länderverantwortlichen verteilen zu können. „Die Führungskräfte in Österreich können nun selbst die benötigten Informationen aus dem Portal ziehen, zum Beispiel Auswertungen zur Gehaltsentwicklung oder über bisherige Mitarbeitergespräche. Das spart im Vergleich zu früher, als wir die Unterlagen erst ausdrucken, dann weiter schicken und die Ergebnisse händisch IT-mäßig erfassen mussten, viel Aufwand, Zeit, Papier und Anfragen in der Personalabteilung. Ebenso lassen sich abgelegte Dokumente einfach auffinden und weiter verwenden, etwa für die Personalentwicklung“, berichtet Schlechta. Vom neuen Bewerbermanagement erhofft sich der Personalleiter weitere Effizienzeffekte: „Bisher mussten wir die Bewerbungsprozesse manuell steuern. Mit dem automatisierten Workflow des Systems sollte sich der Zeitaufwand für das Bearbeiten auf die Hälfte reduzieren lassen“, so Schlechta.

Organisationsentwicklung im Fokus

In der nächsten Zeit plant Kotányi, alle genutzten Funktionalitäten des Systems international auszurollen, um die definierten Unternehmensstandards im Personalbereich umzusetzen und die Qualität der Prozesse weiter zu steigern. „Es ist klares Ziel, die Organisation zu vereinheitlichen, beispielsweise mit konformen Stellenprofilen. Wichtig ist auch der Roll-out des Kompetenzmanagements, denn es ist ein zentrales Tool für die Personal- und Organisationsentwicklung. Mit dem HR-Portal können wir die Unternehmensvorgaben und -ziele besser umsetzen und die Verwaltung effizienter machen“, beschreibt Schlechta die Strategie. Der mehrsprachige Einsatz der Lösung ist bereits teilweise umgesetzt. „Die englische Version ist bereits in Verwendung, russisch und weitere Landessprachen unserer Niederlassungen in CEE werden folgen“, so der Personalleiter. „Mit dem System haben die Führungskräfte ein einfaches und übersichtliches Tool zur Verfügung, das wir in den nächsten Jahren weiter ausbauen und optimieren wollen“, blickt Schlechta voraus.

Über Kotányi

Das renommierte Familienunternehmen erzeugt rund 4.500 Produkte und ist in über 20 Ländern tätig. Kotányi beschäftigt weltweit 540 MitarbeiterInnen, 280 davon in Österreich. Mit einem Jahresumsatz 2013 von 138 Millionen Euro und einem Gesamtwachstum von zwei Prozent konnte Kotányi an den Vorjahreserfolg anknüpfen. 70 Prozent davon erwirtschaftete der heimische Marktführer in CEE. Am
größten Exportmarkt Russland ist Österreichs führender Gewürzexperte erneut die Nummer 1 im Gewürzsegment.