Ausbildung im Griff

EurimPharm nutzt engage! Bildungsmanagement von Infoniqa zur Schulungsverwaltung

Der Import-Arzneimittelanbieter EurimPharm ist bei der Aus- und Weiterbildung seiner Mitarbeiter an strenge gesetzliche Vorgaben gebunden. Zur Verwaltung sämtlicher Schulungsmaßnahmen setzt das Unternehmen eine Bildungsmanagement-Softwarelösung ein, die sämtliche relevante Prozesse nicht nur vereinfacht, sondern auch präzise dokumentiert.

EurimPharm zählt zu den drei größten Import-Arzneimittelspezialisten in Deutschland. Das Unternehmen bietet Originalarzneimittel namhafter Pharmakonzerne zu günstigeren Preisen und hilft damit, die Kosten im Gesundheitswesen zu reduzieren. Das Sortiment umfasst etwa 700 Präparate und 1.800 Handelsformen. Im Jahr 2010 erwirtschaftete EurimPharm mit 500 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 440 Millionen Euro.

Schulungsintensive Pharma-Branche

Bei EurimPharm nimmt die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter einen hohen Stellenwert ein. Neben dem freiwilligen Schulungsangebot muss das Unternehmen das für die Branche maßgebliche, verpflichtende GMP-Regelwerk (Good Manufacturing Practice) zur Qualitätssicherung in der Arzneimittelproduktion einhalten. Dieses legt unter anderem die Kompetenzanforderungen für den jeweiligen Aufgabenbereich fest, verlangt fortlaufende Schulungen sowie deren Überprüfung und fordert auch schriftliche Nachweise für absolvierte Kurse beziehungsweise Mitarbeiterqualifikationen. Zusätzlich sind die Umsetzung der fortlaufenden Schulungen periodisch zu kontrollieren und zu bewerten sowie die Schulungsinhalte vom jeweiligen Verantwortlichen zu genehmigen. „Die GMP-Bestimmungen beinhalten beispielsweise das korrekte hygienische Verhalten - etwa Hygienebestimmungen in den Bereichen Kennzeichnung, Verpackung, Etikettierung und Logistik der Arzneimittel. Für die Mitarbeiter in der Verwaltung wiederum ist der fehlerfreie Umgang mit IT-Themen, wie ERP-System, Intra- und Internet oder Security-Vorgaben relevant“, erklärt Eva-Maria Fögen, Projektleiterin bei EurimPharm. „Zusätzlich erfüllen wir freiwillig die ISO-Richtlinien 9001:2008 und 13485:2003 zur Qualitätssicherung sowie Herstellung eigener Medizinprodukte“, ergänzt Fögen.

Umfassendes Bildungsmanagement gesucht

Bisher verwaltete EurimPharm die Mitarbeiterschulungen mit Hilfe einer selbst erstellten Access-Datenbank. Dieser Lösung fehlten aber inzwischen als essenziell anzusehende Funktionalitäten, etwa die Möglichkeit mitarbeiterspezifische Schulungspläne zu erstellen und zu überwachen. Außerdem deckte die Datenbank nicht alle Anforderungen an die Qualifikationen des Personals gemäß GMP ab. „Wir suchten daher nach einer Standardlösung im Bildungsmanagement, welche die vorhandene Schulungsdatenbank ersetzt und dabei sowohl Nachweis, Planung und Überprüfung der Schulungen, aber auch die allgemeine Kurs- und Seminarverwaltung und die individuelle, mitarbeiterbezogene Zuweisung abdeckt “, beschreibt Eva-Maria Fögen die Anforderungen. „Zusätzlich wollten wir die Historie bei organisatorischen Veränderungen – etwa Kostenstellenwechsel von Mitarbeitern - nachvollziehen können, die Personalstammdaten nicht doppelt pflegen und einfache und übersichtliche Workflows zur Anlage und Disposition von Schulungen einrichten. Beispielsweise fehlen oft Mitarbeiter bei einem Kurs, diese müssen dann beim nächsten Termin automatisch berücksichtigt werden. Natürlich sollten die Schulungsmaßnahmen auch auswertbar sein“, so Fögen.

Investitionssichere Standardlösung

Nachdem EurimPharm den Anbietermarkt nach einer geeigneten Software sondiert hatte, entschied sich der Arzneimittelspezialist für das engage! Bildungsmanagementmodul von Infoniqa. „Im Pharmabereich konnten wir keine spezifische Software zur Bildungsverwaltung ausmachen. Einige Anbieter offerierten uns speziell angepasste CRM- oder Windows-Lösungen, wir wollten aber eine Standardlösung. Über einen IT-Berater kamen wir schließlich zu einem Anwender von engage! Speziell die Möglichkeit zur umfassenden Verwaltung sämtlicher Abläufe im Bildungsmanagement sowie die Tatsache, dass wir die Lösung jederzeit um weitere nützliche HR-Module erweitern können, gaben Infoniqa den Vorzug“, beschreibt Eva-Maria Fögen die Entscheidungsfindung. Danach erarbeitete der Arzneimittelproduzent einen Anforderungskatalog, der mit Infoniqa diskutiert und anschließend Schritt für Schritt in die Praxis umgesetzt wurde. Wesentlichen Anteil bei der Projektarbeit hatte die Abteilung Unternehmensprozesse, die die Integration der internen Prozesse bei der Einführung der neuen Software sichergestellt hat.

Umsetzung mit internen Hindernissen

Im ersten Schritt installierte EurimPharm die Lösung, während Infoniqa Systemeinstellungen wie die Integration des Zeiterfassungssystems oder die Mailserver-Anbindung sowie den technischen Gesamttest durchführte. Danach richtete der IT-Spezialist das engage!-Bildungsmanagement gemäß der Vorgaben und Wünsche von EurimPharm ein. Nun werden die im Zeitwirtschaftsystem verwalteten Mitarbeiterdaten über die Schnittstelle selbsttätig in die Schulungsverwaltung eingespielt.
Ausgenommen davon sind sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern und Geburtsdaten, die bereits vorab herausgefiltert werden. Parallel zu den Mitarbeiterstammdaten aus der Zeitmanagementlösung sind in engage! auch sämtliche Schulungsleiter und Trainer - inklusive externe Anbieter - in der Lösung erfasst. Mit dem System ist es nun möglich, die Aufbauorganisation sowie die Stellenprofile zu verwalten und die internen Werdegänge je Mitarbeiter zuzuweisen. Die alte Access-Datenbank besteht derzeit noch als Zweitsystem, ist aber nicht mehr aktiv.
„Die Umsetzung verlief nicht ohne Komplikationen: Die Schnittstelle war zwar rasch einrichtet, die Aufbereitung der Stammdaten zur Übernahme aus dem Zeitmanagementsystem aber kostete uns mehr Zeit als veranschlagt. Zudem waren einzelne Stellenprofile nicht vollständig, hier mussten wir nachbessern. Dafür konnten wir im Zuge der Migration in das neue System gleich die bestehenden Daten kontrollieren und Korrekturen vornehmen“, berichtet Fögen.

Bildungsmanagement leicht gemacht

Mit dem engage! Bildungsmanagement kann EurimPharm nun sämtliche Mitarbeiterschulungen verwalten, dokumentieren und auswerten. Beispielsweise unterstützt die Software die Erstellung von individuellen Schulungsplänen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Dabei verknüpft das System automatisch die Stellenprofile (Funktionen) mit den Ausbildungsinhalten und dem jeweiligen Mitarbeiter der Stelle. Die entsprechenden Schulungsvoraussetzungen pro Aufgabengebiet sind vordefiniert und im System ersichtlich. Auch der detaillierte Nachweis der absolvierten Ausbildungen - wer hat wann an welcher Schulungsveranstaltung teilgenommen – inklusive der Korrespondenz ist nun dokumentiert. Die Applikation sorgt auch dafür, dass die für die einzelnen Mitarbeiter erstellten Schulungspläne rasch gefunden, bearbeitet oder weitergeleitet werden können. Der ermittelte Schulungsbedarf wird in Evidenz gehalten. Zudem kann man jederzeit den aktuellen Status der Ausbildung jedes Mitarbeiters abfragen und sich den Schulungsbedarf anzeigen lassen.
Frei definierbare, automatisierte Workflows helfen dabei, Zeit zu sparen und Fehler im Informationsfluss zu dezimieren. So automatisiert die Lösung den Abgleich von Schulungsvoraussetzungen einer Stelle und dem Schulungsnachweis eines Mitarbeiters. Anschließend informiert sie den verantwortlichen Bildungsmanager über den notwendigen Schulungsbedarf - etwa für neue Mitarbeiter oder nach einem Funktionswechsel. Auch fortlaufende Schulungen werden automatisiert angezeigt und überwacht. Im System werden Mitarbeiter, die nicht an einem Kurs teilgenommen haben, für den nächsten Termin gebucht, oder - wenn es noch keinen Termin gibt - auf Bedarf gesetzt. Ebenso weist die Software zu absolvierende Schulungen dem internen Werdegang eines Mitarbeiters zu. Jeder Bildungsweg ist nun in der Personalakte, aber auch im Kursbuch für alle berechtigten Benutzergruppen ersichtlich. Zur Auswertung der Schulungsdaten bietet engage! ein umfangreiches Reporting-Tool.

Erfolgreiche Bilanz

„Die verbesserte Schulungssituation hat nicht nur Vorteile für die Personalabteilung, Auch die Mitarbeiter, die nun gezielter und effizienter zu ihren Ausbildungen kommen, profitieren von der neuen Lösung. Die Anforderungen von GMP und ISO sind nun voll erfüllt, denn die Lösung liefert die erforderlichen Nachweise für erfolgte Ausbildungen und Mitarbeiterqualifikationen auf Knopfdruck“, fasst Eva-Maria Fögen zusammen. Thomas Valerius, Bereichsleiter für Unternehmens- und Personalentwicklung bei EurimPharm, zieht ebenfalls eine positive Bilanz: „Mit engage! hat nicht nur unser Schulungssystem an Qualität und Sicherheit gewonnen. Die Lösung wirkt sich auch positiv auf die Prozessqualität und Ausbildung unseres Personals aus.“
Nach den guten Erfahrungen mit dem Bildungsmanagement-Modul denkt EurimPharm bereits über eine erweiterte Nutzung der Lösung nach. Mit engage! könnten zukünftig Lerninhalte ins Kursbuch im Intranet gestellt werden, damit sich die Mitarbeiter jederzeit zu Schulungen, Inhalten und Terminen informieren und anmelden können.