Mayday, Mayday, Mayday – Airport-Management

Über "Ablage" aus "Kampf den Zeitdieben" von Peter Gall

Besteht Ihr Arbeitsplatz aus einem Wirrwarr aus Notizzetteln, prall gefüllten Kunststoffhüllen, Kabeln, Zeitschriften und Zeitungen, Plastikflaschen, Büroutensilien, Bleistiften, Kugelschreibern, Lautsprecherboxen, Plüschbären, CDs, dutzenden Ordnern mit fragwürdigem Inhalt, Schachteln und technischem Kram? Und unter Ihrem Arbeitsplatz verstehe ich nicht nur das Chaos auf der Arbeitsfläche Ihres Schreibtisches, sondern auch das Durcheinander rund um Sie in Kästen und Ablagen.
Der Ausspruch „Nur das Genie überblickt das Chaos“ ist eine tolle Ausrede. Vielmehr sollten Sie den internationalen Notruf „Mayday“ aussenden, denn Sie brauchen wirklich Hilfe.

Entgegen der Meinung anderer Kollegen bin ich der Meinung, dass unbedingt Ordnung zu herrschen hat. Unordnung führt zu Mehrarbeit und damit zum Zeitverlust. Erstens verlieren Sie den Überblick, was als nächstes zu tun ist oder was Sie bereits geschafft haben, zweitens verbringen Sie viel Zeit mit unnützer Sucherei nach Unterlagen und sonstigen Materialien. Überprüfen Sie den Zustand Ihres Arbeitsplatzes. Ein geordneter Arbeitsplatz bedeutet nicht, dass er unbedingt „aufgeräumt“ aussehen soll, sondern dass Sie alles schnell zur Hand haben, was Sie laufend brauchen. Telefon, Computer, Locher, Stifte und andere technische und nichttechnische Utensilien müssen Sie immer in Griffnähe haben. Und das ist wörtlich zu nehmen. Diese Dinge dürfen maximal eine Armlänge bei vorgebeugtem Oberkörper rund um Sie entfernt sein.

Betrachten Sie Ihren Arbeitsplatz wie einen Flughafen. Sie sind der oberste Fluglotse im Tower und überwachen die Abläufe auf Ihrem Flughafen, also was auf Ihrem Schreibtisch landet, abgefertigt wird, startet (weiter gegeben wird), auf eine Bearbeitung wartet oder verschrottet wird. Ihr Flughafen besteht aus einem Vorfeld, einer Start- und Landepiste, Wartepositionen, Hangars, Lagerplätzen, Ersatzteil-Lager, Schrottplatz, Archiv der alten Flugdaten und einen Bildschirm, auf dem jederzeit ein neues Flugzeug (= Arbeit) auftauchen kann.

Die Arbeitsfläche, auf der Sie arbeiten (also der Schreibtischbereich vor Ihnen) sind das Vorfeld und Start- und Landepiste. Für den reibungslosen Ablauf auf Ihrem Flughafen brauchen Sie einen Posteingangs- und einen Postausgangskorb. Zusätzlich benötigen Sie ein Hängeregister, das Sie heutzutage schon aus Karton bekommen oder Ablagekörbe, die Sie übereinander stellen können. Die einzelnen Hängeordner oder Körbe bezeichnen Sie mit „Warteposition heute“, „Warteposition diese Woche“, „Warteposition 14 Tage“ und „Gestartet“. Das Fach „Warteposition heute“ unterteilen Sie zusätzlich in „Priorität A“, „Priorität B“, „Priorität C“, „Telefonanrufe“, „Regelmäßige Meetings“, „sonstige Meetings“ und „aktuelle Schriftstücke“.

Auf der Landebahn oder am Bildschirm kommen Aufgaben herein. Nachdem diese gelandet sind, kommen sie auf das Vorfeld. Das Vorfeld auf einem Flughafen dient als Rangier- oder Abfertigungsfläche. Umgelegt auf Ihren Schreibtisch bedeutet Vorfeld die Fläche, auf der nur die Dinge landen, an denen Sie jetzt gerade arbeiten. Diese Fläche ist unter Kontrolle zu halten. Nichts darf im Weg sein und Sie bei der Bearbeitung behindern.

Ist eine Aufgabe gelandet, dann entscheiden Sie, ob diese Sache oberste Priorität hat. Wenn ja, dann fertigen Sie dieses „Flugzeug“ sofort ab. Wenn Sie die Sache auf Ihrem Vorfeld erledigt haben, dann schicken sie diese sofort auf die Startbahn und senden sie los. Wenn nicht, dann „rollt“ diese Sache in eine Warteposition, also in eine der oben genannten Hängeregister, und wartet darauf, auf das Vorfeld zu kommen. Auch wenn Sie zur Bearbeitung weitere Informationen brauchen, dann schnell in eine Warteposition damit. Am besten in eine durchsichtige Mappe und ab damit in eines der Hängeregister, je nachdem, wann diese Informationen einlangen. Ist abzusehen, dass Sie zur Erledigung einer Aufgabe noch Informationen brauchen, auf die Sie noch länger als 14 Tage warten müssen, dann in den Hangar leiten. Nehmen Sie dazu einen separaten Ordner oder Ablagekörbe mit den Bezeichnungen „Diesen Monat“ oder „In den nächsten 2 Monaten“ und stellen ihn am besten hinter oder neben sich in einen Kasten. Damit die einzelnen Aufgaben oder Projekte nicht durcheinander kommen, verwenden Sie dazu durchsichtige Hüllen oder Trennblätter.

Eine weggelegte Aufgabe befindet sich zwar weiter auf Ihrem Schreibtisch oder in der Nähe, aber nicht genau vor Ihnen, sondern in „Warteposition“ oder im „Hangar“, damit Sie diese nicht immer im Blickfeld haben und Sie ablenken kann. Vor Ihnen liegt wieder nur eine aktuelle Aufgabe auf dem Vorfeld.

Dinge, die Sie erledigt haben und aufheben müssen, kommen entweder in das Archiv für „Alte Flugdaten“, das sich weiter weg vom Arbeitsplatz befindet, oder auf den Schrottplatz. Wenn Sie schon etwas aufheben müssen, dann achten Sie auf eine ordentliche Ablage. Das ist Ihr Archiv „Alte Flugdaten“. Es besteht aus Laden, Kisten, Stehsammlern (wie zum Beispiel für Zeitschriften) oder Steh- oder Hängeordnern. Dabei gilt der Grundsatz: Was zusammen gehört, gehört zusammen. Also nicht Projektunterlagen auf mehrere verschiedene Ordner mit anderen Themen aufteilen oder mehrere Ordner zu einem Projekt auf verschieden Kästen aufteilen. Einfach und wird doch oft vergessen: Beschriften Sie die Ordnerrücken aussagekräftig. Also nicht nur „Versicherungen“, sondern „Versicherungen – KFZ – Haus – Unfall“ und am zweiten Ordner „Versicherungen Leben – Rechtsschutz – Privathaftpflicht“.

Schreiben Sie auch nicht nur „Projekte“, sondern legen Sie für jedes Projekt einen separaten Ordner an und schreiben auf den Ordnerrücken zum Beispiel „Messe Salzburg“. Innerhalb des Ordners unterteilen Sie die einzelnen Projektschritte mittels Trennblätter. Auch diese Trennblätter müssen mit aussagekräftigen Titeln versehen werden. Also zum Beispiele „Anbot Messestand“, „Bestellung Messestand“, „Dekoration Messestand“ und so fort. Die exakten Beschriftungen erleichtern das Suchen. Jede Unterlage und jede Information sollte binnen 30 Sekunden gefunden werden können. Legen Sie unter Umständen ein Aktenverzeichnis an. Sie benötigen dieses, wenn der Ablageort für Akten oder Schriftstücke nicht eindeutig bestimmt werden kann. So vermeiden Sie, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter etwas in verschiedenen Ablagen suchen müssen.

Was hat es mit den Lagerplätzen Ihres Flugplatzes auf sich? Sammeln Sie gleichartige Utensilien auf „Lagerplätzen“. Bewahren Sie Stifte gesammelt an einem Platz auf. Gummiringe sind nicht in allen Schreibtisch-Schubladen zu finden, sondern nur in einer. Auch Büroklammern finden gesammelt ihren Weg in einen Behälter.

Und jetzt kommen wir zu einem ganz wichtigen Ort des Flugplatzes, dem Schrottplatz. Wahrscheinlich ahnen Sie schon, was ich damit meine. Das ist eine große Kiste unter Ihrem Schreibtisch. Nicht für Ihre Naschereien, sondern das ist Ihr Abfallkorb für Papier. Er soll Sie immer daran erinnern: Wegwerfen, wegwerfen und nochmals wegwerfen. Heben Sie nichts auf, was keinen Sinn hat. Unterlagen, die nach einiger Zeit aussortiert und weggeworfen werden können, bleiben nicht bei den „alten Flugdaten“, sondern finden ihren Weg schnurstracks auf den „Schrottplatz“. Nur wirklich wichtige Unterlagen werden im Archiv aufbewahrt. Das sind Unterlagen, die aus rechtlichen Gründen nicht weggeworfen werden dürfen. Und dieses Archiv kann dann örtlich weiter weg gelegen sein.

Ihr Flugplatz gleicht im Augenblick einem Rübenacker? Kommt es unentwegt zu Zusammenstößen oder Beinahe-Katastrophen? Ist es bei jeder Landung oder bei jedem Start purer Zufall, dass nichts passiert? Dann ist es jetzt Zeit, dass Sie Ihren Fluglatz neu organisieren. Fangen Sie damit an, alles auf den richtigen Platz zu bringen. Schaffen Sie zuerst geordnete Lagerplätze, wie ich es oben beschrieben habe. Damit haben Sie alle Utensilien und Hilfsmittel geordnet. Manchmal ergibt das alleine schon neuen, freien Platz. Als nächstes gehen Sie die Papierstapel durch. Hören Sie damit auf, Papier oder Mappen ohne System aufeinander zu stapeln oder von einem Stapel auf den anderen zu schaufeln. Durchforsten Sie einmal Ihren Arbeitsbereich und räumen Sie gewaltig auf. Fragen Sie sich bei jedem Blatt Papier, ob Sie die Information noch einmal brauchen werden. Wenn nein, dann schmeißen Sie es endlich weg. Könnten Sie die Information leicht wieder beschaffen? Auch wegwerfen. Sie brauchen es, aber etwas später? Ablegen an einem Ort, wo Sie es leicht wieder finden. Betrifft nicht Sie? Sofort weitersenden. Aber keine Kopie anfertigen.
Stapel finden Sie überall. Auch bei Ihnen zuhause gibt es genügend Stapel. Der Post-Stapel. Der Urlaubsfoto-Stapel. Der Zeitschriften-Stapel. Der CD-Stapel. Der Bügelwäsche-Stapel. Bauen Sie Ihre Stapel ab und machen Sie endlich Platz am Flugfeld! Sonst verwildert Ihr „Flugplatz“.

Haben Sie das einmal geschafft und den „Flugbetrieb“ fachgemäß organisiert und letztendlich durch kluges „Airport-Management“ Ordnung auf Ihrem Flugplatz gemacht, dann gehen Sie in das nächste „Flughafen-Kaffee“ und gönnen sich eine Belohnung.

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Peter Gall, Seminarleiter, Vortragender und Buchautor, gilt in Österreich als der führende Experte für Zeitmanagement, Life Leadership® und Work-Life-Balance.