HR-Prozesse mit Tools optimieren

Die Anforderungen an Human Resources sind heute komplexer und vielfältiger denn je. Diese umfassen Tätigkeiten von Recruiting, Mitarbeiterbindung, Personalentwicklung und -management bis hin zu Lohn- und Gehaltsabrechnung und sind mittlerweile sehr komplex und zeitintensiv. Durch elektronische Tools lassen sich die Prozesse vereinfachen und automatisieren und so Zeit und Nerven zu sparen.

Welche Abläufe sich optimieren lassen

Fast jeder HR-Prozess lässt sich über ein Tool abdecken und optimieren. Sehr zeitintensiv ist die Zeiterfassung der Mitarbeiter, hier kann ein Tool helfen diese digital zu erfassen und auszuwerten, ohne dass das HR-Team hier manuell etwas erfassen oder kontrollieren muss. Diese konzentrieren sich lediglich auf die Auswertung und die Übergabe dieser Daten an die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Auch im Recruiting lassen sich viele HR-Prozesse durch ein Tool automatisieren und optimieren, durch die elektronische Erfassung der Bewerber in einem Bewerberportal hat man jederzeit Zugriff auf die Profile, kann diese automatisiert auf eine vorhandene Stelle matchen und hat die Bewerberprofile auch für zukünftige vakante Stellen für das Matching in der Bewerberdatenbank.
Generell lässt sich jeder bestehende HR-Prozess entweder durch ein Softwaretool abbilden, oder zumindest teilweise optimieren und digitalisieren, um so die HR-Prozesse schnell und effektiv elektronisch abzubilden.

Zeitaufwendige HR-Aufgaben

Sehr zeitintensiv ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung, welche noch heute teilweise manuelle Prozessschritte aufweist. Ebenfalls das Recruiting nimmt sehr viel Zeit in Anspruch, da dies von der Ausschreibung der Stelle, Erfassung der Bewerbung bis hin zum Matching auf eine vakante Stelle und die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen reicht.
Die Vorbereitung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen nimmt ebenfalls sehr viel Zeit in Anspruch, da alle für das Gespräch relevante Daten und Informationen vorab analysiert werden müssen, um so dem Mitarbeiter einen Überblick der erreichten Ziele sowie die Zielvereinbarung für den nächsten Zeitraum zu erstellen.

Denkt man an das Erstellen von Arbeitszeugnissen, denkt man zuerst an die mühevolle und zeitintensive Ausarbeitung des Zeugnisses. Da für die Erstellung meist mehrere Personen involviert sind, muss dieser Prozess genau zwischen den Verantwortlichen koordiniert werden.

Hilfreiche HR-Tools

Für jeden Prozess im HR-Management gibt es verschiedene Tools und Programme, diese bilden jeweils einen Teilbereich des HR ab oder bieten mehrere Funktionen für einen größeren Tätigkeitsbereich und auch für verschiedene Anwender ab. Diese sogenannten Module reichen von der Unterstützung des Recruitings, Personalführung und -entwicklung bis hin zur Personaladministration und Entgeltabrechnung, einige Anbieter bieten hier mehrere Module in einem Softwarepaket an.

Für das Erstellen von Arbeitszeugnissen gibt es den HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2016, mit welchem sich Zeugnisse schnell, effektiv und vor allem rechtssicher erstellen lassen. Mit nur wenigen Klicks lässt sich so das Zeugnis perfekt formuliert und formatiert ausgeben, durch einen dahinterliegenden Workflow lassen sich Vorgesetzte direkt in diesen Prozess einbinden, und die weitere Bearbeitung wird an einen anderen Kollegen delegiert.
Durch regelmäßige Updates der Anwendung hat man ebenfalls Zugriff auf über 8000 Musterformulierungen, welche sich direkt in das Zeugnis einfügen lassen. Eine integrierte Erinnerungsfunktion benachrichtigt automatisch HR und Vorgesetzte.