Dokumente aufbewahren: Sicherheit in Zeiten des digitalen Wandels

Die sichere Verwahrung von Wertgegenständen ist heute ein komplexeres Thema als je zuvor. Denn ob bei Privatpersonen oder Unternehmen, wichtige Unterlagen finden sich meist längst nicht mehr nur in greifbarer Form. Doch wie können Dokumente am sichersten aufbewahrt werden und ist es überhaupt empfehlenswert, elektronische Systeme zu nutzen?

Welche Dokumente wirklich wichtig sind

Es gibt eine ganze Reihe von Dokumenten, die unbedingt sicher verwahrt werden sollten. Dazu zählen in Privathaushalten natürlich alle Arten von Urkunden, Zeugnissen, Zertifikaten oder auch das Testament. Weitere Unterlagen mit hohem Wert sind in den eigenen vier Wänden sowie in Unternehmen diverse Verfügungen, Verträge, Finanzpapiere und Versicherungsdokumente.

Grundsätzlich gilt: Vorsicht zahlt sich aus. Denn ob es nun das bestbehütetste Firmengeheimnisse ist oder ein wichtiges Zeugnis – wenn der eigene Besitz in die Hände von Unbefugten gelangt, ist der Ärger groß. Es ist also unbedingt empfehlenswert, wichtige Dokumente an mehr als nur einem Ort sicher zu verwahren und dabei aber dennoch das richtige Maß zu finden.

Möglichkeiten der sicheren Aufbewahrung

Heutzutage ist es gar nicht mehr so einfach, eine Aufbewahrungsmethode als „sicher“ zu identifizieren. Hacker-Skandale bei Sony, Apple und Co. haben klargemacht, dass elektronische Speicherarten durchaus ebenfalls Tücken aufweisen. Das heißt jedoch nicht, dass Cloud-Systeme nie in Frage kommen sollten.

Dokumente im Onlinespeicher verwahren

Wichtige Verträge, Scans etc. in einem Cloud-Speicher zu sichern, kann sehr effektiv sein – sofern man vorsichtig vorgeht. Zu speichernde Dokumente sollten am besten von Anfang an mit Passwortschutz verschlüsselt werden, sodass nur Personen darauf zugreifen können, die Zugangsdaten haben. Es sollte sich zudem immer um Server innerhalb der EU handeln, da in diesem Raum sehr strikte Datenschutzregeln gelten.

Handelt es sich um ein Firmendokument, das häufig bearbeitet und geteilt wird, sollte es nur im betriebsinternen Netzwerk versandt werden. Gelangt das Dokument nämlich aus dem Firmennetzwerk hinaus, kann nicht mehr nachgeprüft werden, wohin es weiterverbreitet wird.

Bezüglich Sicherheit im Onlinespeicher gibt es für Programme wie Microsoft Office auch Plug-ins, mit denen von Anfang an festgelegt werden kann, wer auf das Dokument zugreifen und es teilen darf. Diese Plug-ins bewirken, dass das betreffende Dokument grundsätzlich verschlüsselt bleibt und auch nicht auf unsicheren Geräten geöffnet werden kann.  

Dokumente auf Speichermedien sichern

Eine klassische Vorgehensweise zur Dokumentensicherung ist das Speichern auf externen Datenträgern. Besonders gängig sind hier USB-Sticks oder externe Festplatten. Bei großen Dateien bieten sich vor allem letztere an, da sie oft größere Speicherkapazitäten mitbringen.

Wenn es sich um sehr wichtige Dokumente handelt, kann man zum Beispiel auf CAS-Festplattensysteme setzen. Beim sogenannten Content Addressed Storage kann ein gespeicherter Inhalt nicht geändert bzw. überschrieben werden und eine Verfälschung von Dateien wird dadurch unmöglich.

Allerdings hat keine Festplatte eine unbegrenzte Lebensdauer. Die Speicherung beruht auf elektrischer Ladung und diese baut sich im Lauf der Jahre langsam ab. Umwelteinflüsse wie Feuchtigkeit, Stöße etc. beschleunigen den Prozess.

Die Festplatte oder ein anderes Speichermedium sollte also definitiv nicht der einzige Ort sein, an dem ein wichtiges Dokument aufbewahrt wird. Da diese Speicherarten zudem meist sehr handlich sind und leicht entwendet werden können, sollte der Lagerort sorgfältig gewählt werden.

Dokumente im Bankschließfach aufbewahren

Sicherheitsschließfächer in der Bank sind ein guter Weg, wichtige Dokumente zu verwahren. Gedruckte Papiere, USB-Sticks, Festplatten: An den wertvollen Inhalt eines Bankschließfachs gelangt so schnell kein unbefugter Dritter. Diese Fächer können ab rund 15 Euro im Jahr gemietet werden und eine zusätzliche Versicherung schützt die Dokumente perfekt.

Allerdings ist auch anzumerken, dass Bankschließfächer auch dem Inhaber etwas mehr Aufwand abverlangen, um an den Inhalt zu gelangen. Wenn es sich zum Beispiel um Papiere handelt, die häufig gebraucht werden, kann es schnell umständlich werden.

Dokumente im Tresor lagern

Eine etwas flexiblere Lösung als das Bankschließfach bietet der Tresor. Damit können Dokumente direkt im eigenen Haus bzw. im Herzen des Unternehmens verwahrt werden und sind jederzeit greifbar. Hochwertige Tresore sind nicht nur einbruchssicher, sondern auch feuerfest und bieten damit noch besseren Schutz für wertvolle Inhalte.

Ein Tresor ist in der Regel fest im Mauerwerk verankert und kann nicht einfach weggetragen werden. Besonders sicher wird der kleine Safe, wenn er zusätzlich mit einer Einbruchmeldeanlage ausgestattet ist.

Handelt es sich um die Nutzung im Unternehmen, sollte diese Diebstahlsicherung auf jeden Fall vom Fachmann angebracht werden. So kann sichergestellt werden, dass zum Beispiel Putzkräfte nach den Bürozeiten nicht aus Versehen den Alarm auslösen.

Dokumente sicher lagern: so geht’s

Hundertprozentige Sicherheit, dass keine unbefugte Person auf wichtige Dokumente zugreift, kann es leider nie geben. Man kann jedoch sehr gut vorsorgen, indem man seine Unterlagen geschickt aufbewahrt.

Die naheliegendste Lösung ist es, greifbare Ausführungen eines Dokuments im Bankschließfach oder Tresor zu lagern. Selbst falls alle elektronischen Geräte streiken, kann man so im Zweifelsfall noch auf Verträge und Co. in Papierform zugreifen.

Da aber viele Unterlagen heute vor allem in elektronischer Form verwendet werden, ist auch die kluge Verwendung von Onlinespeicher wichtig. Wichtige E-Mails und Unterlagen sollten regelmäßig und gründlich archiviert und aktiv verwendete Dokumente verschlüsselt werden. Zu guter Letzt deckt eine Versicherung in ausreichender Höhe alle weiteren Eventualitäten ab. So können Dokumente mit einem Maximum an Sicherheit aufbewahrt werden. 

Autor:

Michael Reinalter ist beim Experten für Sicherheitslösungen Tresoro unter anderem für den reibungslosen Ablauf im Beratungscenter zuständig. Er erlebt in seinem Alltag dabei ständig den menschlichen Zwiespalt zwischen herkömmlichen und elektronischen Aufbewahrungsmöglichkeiten und ist davon überzeugt, dass man sich – besonders bei wichtigen Dokumenten und Daten – auf keine Sicherheitslösung alleine verlassen und dabei auch keine halbstarken Kompromisse machen sollte.