Planungssicherheit schaffen: Lösungen zur Personalbedarfsermittlung

Wenn zu einem gegebenen Zeitpunkt genau so viel qualifiziertes Personal anwesend ist, wie es die Situation erfordert, an keiner Stelle im Geschäftsprozess Überstunden oder Leerzeiten anfallen und bei der Personalplanung alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorgaben berücksichtig werden, ist dies in der Regel einer erfolgreichen Personalbedarfsermittlung zuzuschreiben. Sie ist in Zeiten globaler Märkte und knapper Personalressourcen für das erfolgreiche Wirtschaften eines Unternehmens unerlässlich. 

Eine professionelle Personalbedarfsermittlung ist ein mächtiges Werkzeug. Auf der Zeitachse wirkt sie in zwei Richtungen. Zum einen lassen sich aus der Analyse des Ist-Zustands Rückschlüsse auf Optimierungspotentiale in den Geschäftsprozessen ableiten. Fallen beispielsweise in einem bestimmten Bereich wiederholt signifikant Überstunden an, sollte die Personaleinsatzplanung überdacht werden. Eventuell arbeiten nicht genügend Mitarbeiter auf dieser Aufgabe oder es gibt Nachschulungsbedarf bei einzelnen Aufgaben.

Zum anderen lassen sich auf der Grundlage der Personalbedarfsermittlung Forecasts für den zukünftigen Personalbedarf erstellen. Diese Vorhersagen sind die Basis für die anschließende Personaleinsatzplanung. Welcher Mitarbeiter mit welcher Qualifikation zu welchen Kosten wo und wann eingesetzt wird, kann – mit den entsprechenden Tools –  je nach den Anforderungen der Branche bis auf die Minute heruntergebrochen werden. Grundsätzlich gilt: Je granularer das Überprüfen und Planen des Personalbedarfs, umso exakter die Schätzungen und umso höher die Planungssicherheit.

Exakte Personalbedarfsermittlung

Mit Arbeitszeitmanagement-Tools ist das Erheben und Auswerten der entsprechenden Daten ein weitaus geringerer Aufwand, als es auf den ersten Blick scheint. Nicht jede Software ist jedoch für diese Aufgabe gleich gut geeignet. Hier lohnt sich – auch auf lange Sicht – ein genauerer Blick auf Anbieter und Features. Bei hochprofessionellen Anbietern wie beispielsweise ATOSS ist die Personalbedarfsermittlung beispielsweise ein individuell buchbares Modul einer Produktsuite mit weiteren Modulen (Mehr Informationen dazu finden sich auf https://www.atoss.com/de-de/workforce-management/personalbedarfsermittlung).

Die Vorteile einer Personalbedarfsermittlung mittels einer Software gegenüber einer manuellen Ermittlung und Überprüfung der benötigten Informationen liegen auf der Hand. Dazu gehören:

• Die Daten müssen nicht erst erhoben werden, sie sind per Klick im System abrufbar.
• Die Informationen sind systemweit einheitlich und zu jedem Zeitpunkt aktuell.
• Detaillierte Auswertungen und Forecasts erfolgen automatisiert auf der Grundlage von Datensätze und hinterlegen Vorgaben.  

Damit ist es nicht nur effizienter, den Personalbedarf mit einem Programm zu ermitteln, es ist auch weniger fehleranfällig und liefert exaktere Ergebnisse. Für eine agile Personaleinsatzplanung, die schnell auf Veränderungen bei den Bedarfstreibern reagieren muss, sind diese Vorzüge Erfolgsvoraussetzungen.  

Intelligentes Workforce Management: Von Personalbedarfsermittlung bis hin zur -steuerung

Mit der Globalisierung der Märkte und der Flexibilisierung von Arbeitszeitmodellen wird das IT-gestützte Workforce Management für Unternehmen weiter an Bedeutung gewinnen. Personalbedarfsermittlung, die Personaleinsatzplanung und die Personalsteuerung sind drei der Stellschrauben für eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens am Markt. Eine Software mit den entsprechenden Features stellt jederzeit Daten, Auswertungen und Forecasts für informierte Entscheidungen in diesen und anderen Bereichen bereit. Die Eingewöhnungszeit ist in der Regel kurz. Die meisten Tools haben benutzerfreundliche Bedienoberflächen, die sich intuitiv erschließen. Probieren Sie es aus!