Personalakte

Die Personalakte ist eine Sammlung schriftlicher Informationen über betriebliche bzw. dienstliche und, so weit das Unternehmen ein berechtigtes Interesse hat, persönliche Gegebenheiten eines Arbeitnehmers. Sie wird von der Personalabteilung geführt und enthält:

• Personalinformationen, z. B. Bewerbungsunterlagen, polizeiliches Führungszeugnis, Rentenbescheid, ärztliche Stellungnahmen, Namens- bzw. Familienstandsänderungen.
• Vertragsinformationen, z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltsfestsetzungen, Alterssicherung, Vorgänge zum Austritt, Ergänzungen zum Arbeitsvertrag.
• Tätigkeitsinformationen, z. B. Aufgabenbeschreibungen, Vollmachten, Verbesserungsvorschläge, Personalbeurteilungen, Fortbildungsnachweise, betriebliche Zeugnisse.
• Entgeltinformationen, z. B. Grundgehalt, Zusatzentgelt, Vorschüsse, Darlehen, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Krankenkassenanmeldung.
• Abwesenheitsinformationen, z. B. Urlaubsnachweise, Krankheitsnachweise, Kuren, Nachweise über Unfallmeldungen, Dienstreisen.
• Schriftverkehrsinformationen, z. B. Versetzungen, Beförderungen, Umgruppierungen, Abmahnungen, Kündigung.

Informationen der Personalakte können aktenmäßig, auf Mikrofilm oder in einem Personalinformationssystem geführt werden. Der Arbeitnehmer hat das Recht auf Einsicht in die Personalakte. Er darf dabei ein Mitglied des Betriebsrates hinzuziehen, und kann Erklärungen zum Inhalt abgeben sowie klageweise die Entfernung unrichtiger Angaben fordern.